契約書レビューのやり取りをツール上で一元化。効率化に加えてナレッジ蓄積も実現

こんにちは！LAWGUEカスタマーサクセスの形柳です。

「カスタマーサクセスが語る！LAWGUE最前線での活用事例」の記念すべき第1回目となります！このコラムでは今後、実際のお客様がどのようにLAWGUEを活用しているのかを連載形式で紹介させていただきます。様々な事例を取り上げていく予定ですので、是非ご一読ください！

今回ご紹介するのは、法務部内のレビューのやり取りをLAWGUE上に一元化することで、メールにWordファイルを添付してやり取りする手間を省き、かつコミュニケーションの中で生まれるナレッジも蓄積しやすくする活用ケースです。

こんな方におすすめ

• 一次チェック者とレビュー者など、一つの契約書を複数名でチェックする体制をとっている企業
• Wordファイルのコメント、チェック依頼・戻しのメールの本文などでやり取りが複雑化していると感じている方
• 情報が散逸し、後から経緯を確認したいときに手間がかかっている方

LAWGUEで実現していること

• LAWGUEのコメント＆通知（メンション）機能を活用し、レビューに関するやり取りを一元化
• 契約書レビューに関するやり取りを1ヵ所に集約

解決できる課題

• メールにワードファイルを添付、ダウンロードしたり、メールに修正点などを書き込むのに手間がかかる
• Wordファイル内のコメントとメールのやり取りで、レビューに関する情報が分散してしまう
• 特にメールを後から探しても見つからない
• やり取りのたびにファイルが増えてしまい、最新版がわかりにくい
• レビューのやり取りの中にナレッジが詰まっているのに、後から探したり、確認したりするのが難しい

どのような効果を期待できるか

• レビューに関する情報の散在を防ぎ、契約書の修正背景などを後から確認しやすくなる
• メールにWordファイルを添付、ダウンロードする等の手間がなくなる
• やり取りの中で生まれるナレッジを意識せずとも蓄積できる
• やり取りと文書がセットで保管されているので、後からナレッジとして活用しやすい

カスタマーサクセス的ポイント

個別性の高い契約が多く、それぞれの契約書で「なぜ、このように判断したか」という情報が非常に重要なお客様においては、LAWGUE上でコミュニケーションを一元化することが、有効なナレッジ蓄積・活用の手段となります。

自社内のレビューはもちろん、交渉先の企業様からのコメントもLAWGUEに取り込んで一元管理できるので、やり取りの中で生まれるナレッジの蓄積・管理には非常に有効です。

また、レビュー情報を一元的に管理することで、後から文書を見返した際に「過去に自身がどう判断したのかを確認しやすい」というメリットも生まれます。メールと文書内のコメントに情報が分散している場合と比較して、「この時はこうしたな」という確認が簡単なんですね。ナレッジの蓄積においては、ベテランの方ほど自身のナレッジを周りに共有するのを手間に感じてしまうこともあるかと思いますが、自分が見返すときにも便利だとご理解いただくと、取り組むメリットを感じていただきやすいかもしれません。

今回は契約書のレビューのやり取りを改善するというテーマでお話しさせていただきました。今後も色々な角度からLAWGUEの活用状況を「最前線」からお届けいたしますので、次回もご期待ください！

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