先行事例のデータベース化で安定した審査体制の構築と維持へ

尼崎市法制課様では、条例・規則・契約書・内規の審査業務の効率化と質の向上を目的としてLAWGUEを導入いただきました。
新しい条例等をつくる際に参考にする先行事例の文書管理が体系的になされていなかったため、検索に多くの時間が費やされてしまうことが課題でした。LAWGUE上に先行事例を蓄積することで、検索を容易にし、浮いた時間で、内容面の審査に注力できる体制を構築。知識や経験の少ない担当者でも、参考となる文書を探しやすくなった他、エディタ機能によりミスの低減も図れたそうです。
今回、自治体組織におけるLAWGUEの活用可能性についてお話を伺いました。

貴部署の部員数、業務内容を教えてください。

法制課という部署で、課長以下6名が所属しています。業務内容としては、民間企業でいうところの法務部のような位置づけで、各部局からの法律相談、訴訟対応、契約書や内規の審査を行っています。
その他、自治体特有の業務としては、条例や規則が法令と同様の汎用性、表現等で記載できているか、といったことの審査を行っています。これは、条例や規則が市民・事業者の皆様に直接広く適用されることがあるためで、法制課の仕事の中でも大きなウエイトを占めています。

LAWGUE を知ったきっかけを教えてください。

以前からリーガルテックサービスに興味があり、2019年11月に開催された「法務・知財 EXPO」という展示会に参加しました。その際にLAWGUEの説明を受けたことがきっかけです。
LAWGUEのことは展示会で初めて知ったのですが、その場でいろいろとご説明いただく中で「業務に使えるのではないか」と思い、興味を持ちました。

文書作成関連業務においてどのような課題を抱えていましたか？

過去に締結した契約書や条例・規則の先行事例のデータベース化が十分にできていませんでした。そのため、条例・規則の審査をする中で、表現したい内容に対応する先行事例を検索できず、担当者の知識や経験に頼らざるを得ない状態でした。もちろん、紙文書やWordファイルとしてデータは保存されているのですが、フォルダの中にデータを置いただけになっていて、見たいときにすぐに取り出せず、非効率でした。
私自身は法制課に長く在籍していますので、だいぶいろいろなことを知っているほうですが、経験の浅い者はどうしても適当なデータを探し出すのが難しく、審査依頼のあった条例等の原案を審査するにあたって苦労が多い状況でした。ですので、知識や経験が浅い担当者でも検索できるツールの導入や業務標準化等により、人事異動の影響を受けにくい安定した審査体制を維持したいと考えていました。

LAWGUE導入の決め手となったポイントを教えてください。

条例・規則等の審査、管理文書のデータベース化への活用をプラットフォーム的に行ってくれるところが決め手でした。リーガルテックサービスの中には、AIがリーガルチェックを行ってくれるものもありますが、チェック結果が本当に当市にとって良いことなのかどうかの最終判断はやはり自分たちでしないといけません。ですので、リーガルチェックよりも、データの検索が容易になることで業務効率が改善していくシステムの方が我々としてはありがたいと考えましたし、実現してくれるイメージを持てたのがLAWGUEでした。

現在どのように LAWGUE を活用されていますか？

試行段階ではありますが、審査依頼を受けた条例等の原案をもとに、法制課による審査プロセスの各段階において、LAWGUEでのチェック、ワークフロー、コメント付与等を経て、内容を確定させることを考えています。その後、過去の先行事例と比較したうえで、不足部分や類似部分に対して適切な修正を入れて、改め文の様式に落とし込むことを想定しています。

LAWGUEを利用した審査体制を構築するために、まずはLAWGUEに取り込まれた先行事例を元に、「どういった条文が適切なのか」を検索できるように準備する必要がありましたので、尼崎市の例規等をLAWGUEに取り込んでいるところです。例規等のデータベース化がある程度できてから、契約書のデータベース化もしていきたいと考えています。

インターネット環境への接続や、クラウドサービスを利用することについて懸念はありましたか？

特にありませんでした。強いて言えば、クラウドサービスということで、時間や締め切りの関係で急いでいるタイミングとシステムメンテナンス等で接続ができないタイミングが重なってしまうのではないか？という懸念はありましたが、LAWGUEの場合はその懸念には及ばないことが分かりましたので、その点もクリアです。

LAWGUE の特に役立つ（気に入っている）機能を教えてください。

今回LAWGUEの導入を決めた核となる部分でもありますが、類似条項のサジェスト機能と、充実したエディタ機能です。もちろん、LAWGUE上で類似条項をヒットさせられるかどうかは、データベースがどれだけ構築できているかにもよるのですが、ある程度キーワード等を利用しながらLAWGUE上で検索しやすい形式にすれば、似たような表現が何個か候補として出てきます。それを一個一個「どういう形にしていくのがベターなのか」を検証していく機能を使用する頻度が最も高いです。
また、類似した文書の検索や表記揺れのアラートなど、これまで完全に手作業と目視でチェックしていた部分を自動的に検出してもらえるというのも非常に便利に感じています。

LAWGUE 導入効果を、定量的・定性的観点からお聞かせください。

本格的な運用はこれからですが、知識や経験が少ない担当者でも、今まで時間がかかっていた先行事例の検索が容易になったと感じています。検索時間が浮いた分、今後は内容の審査に十分に時間をかけられるようになるはずです。
これまで、一定の完成度を求めるとどうしても時間がかかってしまっていたのですが、LAWGUEを活用することで完成度の高いアウトプットが効率的にできるようになることを期待しています。

自治体業務においてLAWGUEはどのような場面で活用できそうでしょうか？

自治体には、内規や要綱等の内部ルールがたくさんあるので、そういったものの審査やメンテナンスに適していると思います。ある部署では、内規類が何十本も、場合によっては百本以上あり、目的の内規を探し出すことすら大変という話を聞いたことがあります。それらを体系的に管理していくことも含めて、LAWGUEの活用可能性があるのではないかと思います。

私たちは類似条項検索を頻繁に使いますので、今後は類似条項の検索範囲を狭くする調節ができるとより便利ですね。法令や他都市条例等との比較、文節単位での条文比較もできるようになれば言うことなしです。

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