契約書雛形をLAWGUEで一元管理！最新版を明確化し管理しやすく

こんにちは！LAWGUEカスタマーサクセスの形柳です。

この連載では「カスタマーサクセスが語る！LAWGUE最前線での活用事例」と題して、実際のお客様がどのようにLAWGUEを活用しているのかご紹介させていただいています。

今回ご紹介するのは、LAWGUEを雛形の保管庫として利用する活用ケースです。数多くの雛形をお持ちの企業様では、「雛形の更新が重なると最新版がどれかわからなくなる」「雛形の数が多く適切なものを見つけるのにも一苦労」といった課題を抱えることが多いかと思います。

そこで雛形をLAWGUEで一元管理することで、管理の手間を抑え、利便性を高めている事例をご紹介します。

こんな方におすすめ

• 定型の契約の種類が多く、雛形を多く作成している法務担当者の方
• 雛形の最新版管理や事業部への共有時に適切なファイルを見つけるのに時間がかかっている方

LAWGUEで実現していること

• 雛形の保管庫として、自社雛形をLAWGUEで一元管理
• バージョン管理機能を活用し、一つの雛形が複数ファイルになることを防止。常に最新版が明確に
• ファイル名だけでなく全文検索もでき、適切な雛形を見つけやすい

解決できる課題

• 様々な契約類型の雛形（100〜500件ほどお持ちのお客様も多くいらっしゃいます）を用意しているが、バージョン管理などが煩雑になってしまう
• 運用ルールの徹底が難しく、雛形更新の担当者以外が見たときにどれが最新版かわからなくなる
• 事業部から要望を受けた時に、必要な雛形を探し出すのに手間がかかる

どのような効果を期待できるか

• 雛形のデータが散逸することを防止でき、検索や活用時の利便性が向上
• 散らかった雛形が一人歩きしてそれぞれ育ってしまうことを防止
• ここからダウンロードすれば常に最新版である安心感

カスタマーサクセス的ポイント

雛形の整備は契約書業務の効率化や内部統制等に有効ですが、一度整備した雛形を継続的に管理、アップデートしていくのは手間がかかる作業ですよね。特に雛形の数が多いと、アップデートの度にファイルが増えてしまい、とはいえ変更経緯の把握のために過去ファイルの削除はできない……となり、どんどん管理が煩雑になりかねません。

LAWGUEの場合、一つの雛形ファイルに対してバージョンを積み上げる形で保存できるためファイルが分散してしまうことなく、変更経緯含めて保管できます。検索性も高いため、必要な雛形を見つけ出しやすいというメリットも。

また、雛形には自社のノウハウを反映させていくものだと思いますが、LAWGUEでは条項ごとに解説を付与できるため、この条項がどういう意図で記載されているのか、変更する場合の注意点はどういったところか、などを見やすい形で残しておくことも可能です。
雛形管理に課題を感じている方はぜひ参考にしていただけたら幸いです。

今後もLAWGUEの活用状況を「最前線」からお届けいたしますので、次回もご期待ください！