中小企業ほどLAWGUEを使うメリットは大きい！ あらゆる文書の管理・作成業務を効率化

「世界と日本をつなげる」を企業理念に掲げ、輸出販売代行や海外発送代行サービスなどを手掛けるリアリサール。国内外の顧客との幅広い取引があり、事業を成長させています。
また、働きやすい環境づくりにも力を入れており、オンラインミーティングや時差出勤にはコロナ禍以前から取り組んできました。LAWGUEを活用した経理・総務・法務業務の効率化も、その一環です。
今回は、少数精鋭の組織でどのようにLAWGUEを活用しているのか、リアリサール 代表 板垣忍氏に聞きました。

文書のバージョン管理が煩雑で、検索や確認に大きな手間がかかっていた

貴社の事業内容を教えてください。

海外向けに商品を販売する事業を展開しています。ECサイトを通じた輸出販売代行の実績は14年以上あります。また、近年では海外発送代行サービスにも力を入れています。コロナ禍により人の移動量が減少したことで、ニーズが増えてきました。

LAWGUE導入以前は契約書・文書作成関連業務においてどのような課題を抱えていましたか?

契約書のほか、就業規則、助成・補助金関連書類、株主総会の議事録、労働条件通知書、定款など、あらゆる文書が散在している状況で、管理や検索に手間と時間がかかっていました。扱っている文書としては、取引関係や労働関係を中心とした契約書が一番多いですね。一部、英語や中国語の契約書も扱っています。
かつてはDropboxまたはGoogleドライブ上に保存していましたが、更新が必要な文書の管理が特に煩雑になっていました。バージョンはファイルの日付で確認する形にしており、検索性が悪かったです。契約書の作成や修正は、顧問弁護士とChatworkでやり取りして、コメントや修正内容をファイルに反映させたうえでクラウド上へ再度アップするという流れにしていました。

契約書以外にも汎用的に使え、バージョン管理もしやすい

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

3年前に参加した「総務・人事・経理Week」という展示会がきっかけでした。当社は7名という少数精鋭で事業を運営しており、私自身も総務や経理、法務の実作業を行うことが多いです。こうした状況を効率化し、適切な文書管理を行っていくためには、システムの導入が必須であると考えました。

他社製品もあるなかで、LAWGUEを導入する決め手となったポイントを教えてください。

AI契約審査ツールなど複数のサービスを検討しましたが、契約書に特化しすぎていたり、大企業での利用を想定したものだったりと、当社の状況にマッチするものは限られている印象でした。また、Dropboxからの移行を考えており、契約書に限らず文書全般に使えるものを探していました。特に、バージョン管理機能が優れており、文書を保管するデータベースとしての使い方もできる点に魅力を感じましたね。
商談では、デモ画面を見ながら私のニーズに合った使い方を提案していただけました。操作画面もシンプルで、契約書に限らず様々な文書に使え、バージョン管理も簡単にできる。しかも料金もリーズナブル。LAWGUEであれば、当社の課題を解決できるイメージがわきました。
当時、ちょうど利用規約の作成をどう進めていいか悩んでいたこともありすぐに使い始めたかったのと、データベースとして長期的に利用していくことが想定されたので、トライアルもせず、展示会参加の翌月にすぐに本導入を決めました。

文書の作成、保管はLAWGUEに統一。管理も新規作成も簡単に

現在、どのようにLAWGUEを使われていますか。

契約書作成やレビューをはじめとする法務業務を中心に利用しています。英語など他言語の契約書については、保管機能のみを使っています。助成・補助金関連書類の作成などのために経理や総務担当者もときどき活用しています。
また導入直後は、当社サービスの利用規約の作成のために使いました。社内にあった大量の文章を取り込み、それを参照して組み合わせながら文章作成を進めていきました。

LAWGUEのなかで他に気に入っている機能はありますか。

「レビュー中」「レビュー済み」などといった形で文書のステータスを管理できる機能は便利に使っています。
また、顧問弁護士からレビューやコメントを入れてもらった文書もLAWGUEにアップロードしていくことで、弁護士からのコメントも含めてLAWGUEに蓄積できるのも助かっています。一つの文書をどんどん上書き保存しながら更新・修正できるので、自分以外も含めて誰が、いつ、どのように、どんな意図で変更したのかがわかるのがいいですね。

LAWGUEは「優秀な秘書」。一人での文書作成・管理業務に安心感が生まれた

LAWGUEの導入効果についてお聞かせください。

やはり更新履歴を残しておけること、バージョンを管理できるようになったことは、ありがたいです。自分で作業した内容をすべて覚えておくのは難しいですが、LAWGUEであれば、最新バージョンを使いたいならここを見れば良いというのがすぐにわかります。変更履歴も残るので、たとえ間違えがあったとしてもファイルを消さない限りもとに戻すことができるという安心感があります。
目的の文書を素早く見つけ出せるようになったので、定量的にいえば作業時間が10-20%程度減ったという感覚があります。条項の自動採番や表記ゆれチェックといった機能も、効率化に貢献しています。1文書あたりで見るとそこまで劇的に減ったというわけではありませんが、幅広い文書を扱っているぶん、会社全体で見るとかなりの効率化につながっていると思っています。

今振り返ってみて導入期にやっておけばよかったと思うことはありますか。

サポートの方に教えていただきながらやったので、そこまで大きな不便はありませんが、もう少し自分なりにプロジェクトの立て方などのルールを細かく決めておけばより便利に進められたのかもしれません。

今後LAWGUEをどのように活用していきたいですか。

LAWGUEは、私が想像している以上のスピードでアップデートされていて、改善や機能追加によってどんどん便利になっています。今後もより使いやすくなるようにアップデートされていくと思うので、活用できるようキャッチアップしていきたいですね。
また、複数人で利用してLAWGUE上で文書のやり取りに関するコメントを残していけるようになると、より効率化が進むと考えています。

LAWGUEはどのような方におすすめのツールだとお考えですか。

私自身が小さな会社を運営しているということもありますが、中小企業ほど利用するメリットは大きいと思います。大規模な会社であれば専任者を雇うことができるかもしれませんが、小規模事業者は1人で何でもやらなければならないので、効率アップのためのツール活用は必須です。LAWGUEは非常に頼りになる存在で、秘書のようなイメージです。1人で多くの作業を担当しているという方は、一度検討してみると良いのではないでしょうか。