LAWGUE導入で初回の文書作成時間が50%短縮し、大幅なコストカットを実現

映画、音楽、電子書籍のコンテンツ配信サービスを行う株式会社U-NEXT様では、法務部においてLAWGUEを導入いただいています。各種コンテンツの配信サービスを提供するにあたり、数百社とのライセンス契約を締結しているという背景事情がある中、配信システム改修のタイミングで契約書を全て締結し直すという大規模なプロジェクトにLAWGUEをご活用いただきました。
また、LAWGUEと既存の文書システムとの併用で、契約書・規約のファーストドラフト作成時間が50%短縮され、大幅なコストカットになったそうです。実際の具体的な活用事例をお話しいただきました。

法務部の部員数、業務内容を教えてください。

部員数は全部で6名、うち1名は事業開発部と兼任という形になっています。
業務内容は、“U-NEXT”で生じるリーガルリスクのコントロールです。
具体的な業務としては、案件が来たときのビジネススキームに内在しているリスクの洗い出し、契約書のドラフティングレビュー、社内規定整備の確認やユーザー向け利用規約の作成、配信サービスの契約条件の整理等になります。
原則、来た案件に対して最初にアサインされた人が担当者となり、状況に応じてチームを組んで対応しています。各担当者の得手不得手による若干の偏りはあるものの、特段「この案件はこの人」と決まっているわけではありません。
法務経験も未経験から配属されて3年を迎える者、5～10年の中堅、10年以上のベテランまで、厚みのある部隊です。

LAWGUE を知ったきっかけを教えてください。

法務系の人材紹介会社が主催していた会で、他社の法務担当者と知り合いになった際、「法務の勉強会がない」という話になり、自分たちで勉強会を主催し始めました。勉強会で弊社とFRAIMさんの担当者が知り合い、「勉強会の中でLAWGUEの説明をしたい」となったのがきっかけです。
LAWGUEを知った時期にちょうど“U-NEXT”で契約書の大改訂をすることになりました。契約書の管理ツールを入れる必要が出てきたので、LAWGUEを導入しました。

法務業務においてどのような課題を抱えていましたか？

ちょうど社内で契約書全般の形式と雛形を見直すという大改訂をするタイミングで、数百社分のライセンス契約を新しい雛形の契約書に書き直す必要がありました。
少し詳しくいうと、“U-NEXT”は配信サービスなので、ライセンサーという権利を持っている方々から許諾をいただいた作品だけを弊社のプラットフォームに載せられます。見放題作品だけでも24万本、権利者の数は数百社以上にのぼる中、1つ1つライセンス契約を締結しているという背景があります。
2年ほど前に配信システム自体を洗い替えしたのですが、弊社のサービスがすごく複雑で、見放題の作品・都度課金の作品・許諾期間など、システム上の各作品に関する情報がわかりにくい状況でした。
そこで、従来は契約ごとに手入力で登録していた情報をExcelファイルに統一してから配信システムに読み込ませるという改修を行うとともに、Excelファイルの形式に合った内容の契約書に巻き直す必要が生じたわけです。その際、過去締結していた契約書に比べ、定義等を厚く書く等雛形に修正を加え、数百社分のライセンス契約を新しいものに書き直す必要がありました。

LAWGUEを利用して大がかりな契約書の大改訂をしてみて、いかがでしたか？

2年かかっていますが、まだ終わってないです。当初はLAWGUE内で完結させようとしたのですが、導入当時のLAWGUEでは修正履歴が見られず、雛形を作るだけだったので、思惑通りには使えず、「LAWGUEが大活躍した」というわけではありませんでした。しかし、今では修正履歴等を戻したり、Wordファイルから保存できたりと、機能が追加されたので、LAWGUEの活躍する場面が増えてきたかな？という状態です。

LAWGUE導入の決め手となったポイントを教えてください。

他社製品と比較・検討の結果、自社雛形の取り込みができること、文書がきれいに作成でき、条数揃えを自動でやってくれる点のポイントが高く、LAWGUEに決めました。

現在どのようにLAWGUEを活用されていますか？

ゼロベースのドラフティングと、利用規約を作成するときに使っています。
特に契約書のファーストドラフトを作成する時がすごく便利です。やりたいことに最も近い過去の類似契約書をベースにして、追加の条項を「条項検索」や「類似条項検索」でどんどん足し、大枠を作ります。
さらに内容に漏れがないかチェックをしながら、条数の揃えなどをきれいに整えていくやり方で作ると、かなりのスピードで作成できます。
最初のうちは、経験と記憶を頼りにベースになる契約書を社内のデータベースから探して、LAWGUEに取り込んでいましたが、最近ではLAWGUEに取り込まれている契約書数も多くなってきて、LAWGUE内で完結できることも増えてきました。

導入決定後、社内で運用ルールは決められましたか？

ゼロベースで作成した契約書のドラフトが固まって、「この契約書を使い回そう」となったら、組織テンプレートに保存して雛形として保存して利用しています。

LAWGUEの導入効果を、定量的・定性的観点からお聞かせください。

規約を一から作るときはLAWGUEが圧倒的に早いです。
今まで初回の利用規約を作成することと、初回の契約書作成で3時間かかっていた作業が1.5時間に短縮され、大幅なコストカットになっています。
規約作成はまだ使いこなせてはいませんが、他社サービスの規約など、公開されている物をどんどん入れて組み合わせてまとめていけば、かなり早く質の良いものが作れます。

LAWGUEの特に役立つ（気に入っている）機能を教えてください。

文中、該当の条をクリックしたら参照書類が見えるのが便利です。また、表記揺れが赤字になるのが良いと思います。文章の入れ替えなどもしやすく、条項を勝手に揃えてくれるのも便利です。

今後LAWGUEに期待する事を教えてください。

いっぱいあります。
修正した箇所がWordと同じ様な表記になるようにしてほしいです。
また、修正履歴を入れたバージョンの物をLAWGUE上でレビューできるようになること、条項ごとにタグをつけられるようになること、条単位でしか整理できないものを項単位で整理できるようになることが実現されると嬉しいです。
これらができるようになれば、過去の契約書データが蓄積されている社内データベースをLAWGUEに移管して、LAWGUE上で契約書作成の大部分が完結できるようになると思います。
他にも、LAWGUEの少し残念だなと感じるところとして、差し替える条項にコメントを付けられないところが挙げられます。
相手方の修正が入り、それを更にこちら側の修正に直すときに、「なぜその修正を入れたのか」を示す修正理由をコメントとして付けるわけですが、弊社ではこのコメントにもテンプレートがあります。
コメントのテンプレートもLAWGUEに入れられると良いのですが、現在のLAWGUEだと該当箇所が組織テンプレートの解説のところにしかなく、使い勝手があまり良くないので社内データベース上のExcelで管理しています。
テンプレートを組織テンプレート以外のところでも管理できるようになると、相手方を説得できるだけの説明が書けない若手ともLAWGUE上でナレッジ共有をスムーズにできるようになると思います。
細かいところでは、文頭の空白を設定したいのですが、マニュアルで解決しない時があるので改良されると、さらに便利になると思います。

LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思いますか？

ある程度インターネットリテラシー高め、かつ、リーガル中上級者に適していると思います。
他社のリーガルサービス製品だとちょっと足りないという方には圧倒的にLAWGUEがおすすめです。
また、チームで使うのに適しています。他の人が作った契約書を蓄積できるのが良いと思います。
ナレッジの集約において素晴らしいサービスですね。