最大1時間以上の無駄な工数削減を実現!タイムチャージ料金削減で顧客の満足度も向上
おばら総合法律事務所
おばら総合法律事務所
弁護士
小原 隆寛 様
- 業種
- 士業
- 導入部署
- その他
- 企業規模
- 1~50名
- 文書類型
- 契約書
- 規程・規則
福岡県北九州市八幡西区の中心街、黒崎。
同市内の繁華街である小倉と比べて弁護士事務所の数は少なく、リーガルサービスが中小企業へ十分に行き渡っていないのでは——こうした課題感から2021年、おばら総合法律事務所が設立されました。
同事務所では、一般民事のほか、企業の労働問題や顧問業務などを積極的に手掛けています。事務所設立後まもなくLAWGUEを導入したのは、依頼者への対応に割ける時間を増やしたいという思いからだったそうです。今回は、小規模法律事務所でLAWGUEを活用するメリットについて、代表の小原隆寛弁護士に伺いました。
現在のおばら総合法律事務所の状況について教えてください。
2021年12月に開業したばかりで、今は私と事務員1人という体制です。
前事務所で交通事故を多く担当していたこともあり、現在も引き続き取り扱っています。また、使用者側の労働問題や顧問業務にも積極的に対応しています。
LAWGUEを導入される以前、契約書・文書作成関連業務においてどのような課題を抱えられていましたか?
まずは、契約書作成やチェック、就業規則の新設・改定に関する業務をもっと効率化できないかという課題です。
たとえば、就業規則の改定では、新たに条文を追加すると条番号がずれてしまい、その修正や整合性の確認に多くの時間を要します。こうした非生産的な作業に時間を掛けてしまっているという問題意識はずっと持っていました。
また、自分で持っている書式を活用しきれていないという感覚もありました。
契約書をはじめ文書作成の際には手持ちの書式を参考に進めていきますが、それらを有機的に関連付けるのが自分では難しく、探したい書式にたどり着くのにも時間を要していました。普段の情報収集のなかでAI契約書レビューツールなどリーガルテックの活用が進んでいるということは知っていましたが、効率化されるのは契約審査業務のみで自分の抱えているような課題まで解決できるものだとは思っておらず、独立したばかりということもあり、費用面を考えても手を出しづらかったというのが正直なところです。
そうしたなか、LAWGUE導入を決められた理由はどういった点でしょうか?
契約書だけでなく各種連絡文書にも使え、自動で体裁を整える機能などが搭載されていることを考えると、活用できる範囲は広いと感じたためです。他社サービスと比べて気軽に使ってみようと思える価格だったことも大きいです。
現在はどのように活用されていますか?
最も活用しているのが、就業規則の改定・作成業務です。
当事務所のクライアントとなる企業は主に中小企業なので、就業規則ができていないところも多く、顧問契約の営業をする際に就業規則の作成をあわせておすすめする場合があります。その際、一から作成していくと大変なので、LAWGUEに取り込んだ書式をベースに進めていくようにしています。
また、顧問先の企業から契約書チェックを依頼されたときには、まずLAWGUEに契約書のファイルを取り込んでから修正を行っていくようにしています。
これらは、LAWGUEの導入前から想定していた使い方ですね。交通事故や刑事事件の示談書の作成にも活用しています。
特に、交通事故の連絡文書は定型的な部分が多いので、受任通知、治療中の段階でやり取りする書面、示談交渉……といった形で段階ごとにフォルダを用意して、それぞれに対して手持ちの書式をLAWGUEに取り込んでおき、それを参照しながら作成していきます。このように、ある程度業務の流れや型が固まっている書類には特に使いやすいですね。
導入以前に感じられていた課題は解決されましたか?
はい。条番号や参照番号のずれを自動検出し補正する機能によって、これまで1時間程度掛けていた体裁チェックの時間はほぼなくなりました。
書式を有効活用できるようになったのもよかったです。ダウンロードできる書式が付属した書籍を購入することも多いのですが、これまでは必要なときに必要な書式を探すのが大変でした。前事務所では、共有サーバーに書式を置いてアクセスできるようになっていましたが、フォルダの題名で探さなければならず、検索性の悪さが課題でした。
LAWGUEでは、手持ちの書式をアップロードしておくと、そこに含まれる用語で検索できるようになるため、「こんなの持っていたんだ」というようなものまで見つけることができます。データベースのように利用できるので、本をたくさん持っている弁護士の方は特にメリットが大きいように思います。
LAWGUEのなかで特に気に入っている機能があれば教えてください。
AI OCR機能でPDFデータを取り込んですぐに編集できるようになったのはありがたいですね。
従来だとPDFデータが送付されてきた場合、契約書なら30分、就業規則だと1時間以上掛けて一から打ち直していたので、この作業時間を大幅に短縮することができました。
OCR機能が搭載されたコピー機などもありますが、LAWGUEだとファイルをスキャンすることなく、ドラッグアンドドロップするだけですぐに編集可能な状態となるため、非常に楽です。
細かいところだと、新旧対照表を自動生成できる機能も便利ですし、変更履歴がわかる機能も地味ですが重要だと思います。
どの機能もこれまで使っていたWordの操作感の延長線上で直感的に使うことができます。
LAWGUEのサポート体制についてはどのような印象をお持ちですか。
わからないことがあればチャットでいつでも質問できますし、定期的にフォローが入るのであまり困ったことはありません。機能も頻繁にアップデートされ、どんどん便利になっているように思います。
LAWGUEの導入効果は感じられていますか。
これまでは、契約書チェックのタイミングが重なった場合のことを考えると、顧問先を増やすことに対して躊躇してしまっていましたが、LAWGUEを活用して就業規則の作成・改定や契約書チェックをスピーディーに行えるようになったので、新たに顧問契約を獲得する余裕と自信が生まれました。また、既存のお客様にとっても、タイムチャージ料金が削減できるので満足度向上につながっていると思います。
LAWGUEをどのような方におすすめされたいですか?
小規模法律事務所の場合、LAWGUEの体裁を整える機能だけでもすぐに効果を実感できると思います。
マンパワーが必要だが、文書チェックに大幅な工数を割いてしまっているというような状況には、大きなメリットがあるのではないでしょうか。
今後LAWGUEに期待することがあれば教えてください。
他のツールとの違いを考えると、文書内容のチェック機能を強化するというよりも、データベースとしての強みを大切にしてほしいなと思います。自分が持っている書式などを入れてデータを充実させていくと、より文書のチェックがしやすくなっていくという「自分だけのデータベースを作っていく感覚」があるので、ここを基本路線として今後も開発に取り組んでいただけるとよいですね。
新日本法規出版との業務提携によって、今後より書式が充実していくことを期待しています。
最後に、おばら総合法律事務所のビジョンについてお聞かせください。
中小企業の経営の悩みは多種多様であり、そこに対応していくためには、スピード感が求められます。
こうした状況をテクノロジーの力で克服することで、より地域に密着した形で、地元の中小企業を発展させるサポートをしていきたいと考えています。
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