スピーディーに文書間の差分チェックができるようになり、契約審査時間を30%削減！

プラント用機器製造・販売を行う新日本造機株式会社様では、業務グループ法務チームでLAWGUEを導入いただき、契約書の作成・レビュー業務の効率化にお役立ていただいています。プラント業界は海外との取引が多いため、英文の契約書比率が高いこと、また、プラント機器は長期間の使用が多く、アフターサービスの比率が高いのが特徴です。LAWGUEを用いた自社独自のノウハウの蓄積や、他のベンダー製品との違いなど、具体的な活用事例を交えてお話しいただきました。

貴社の事業内容を教えてください。

弊社は、中小型発電、石油精製・石油化学などのプラントに使用される、蒸気タービンやポンプといったプラント用機器の製造・販売を行っている会社です。売上高のうち、海外の売上が70%以上を占めています。

法務部の部員数、業務内容を教えてください。

契約法務は私が一人で対応しており、リスク管理やコンプライアンス、内部統制は2名で管理しています。私の担当業務は、各種契約書のチェックやドラフト作成、法律相談を中心に、債権管理・回収、取締役会事務局、輸出管理などです。平均すると毎月10件程度の契約書を扱っており、類型としては、秘密保持、取引基本、 個別販売（製作物供給）、 代理店、業務委託などです。全体の70％位が英文契約で、和文契約に比べると、ボリュームが大きいものも多く、英文個別販売契約の中には100ページを超えるものもあります。

LAWGUE を知ったきっかけを教えてください。

以前から「日本の製造業のホワイトカラー部門の生産性を上げたい」という思いがありました。2018年にセミナーに参加した際、某AI契約書審査ツール（英文のみ）の存在を知りました。欧米企業が採用しているとのことで、早速コストを調べてみたところ、一部の機能を利用するだけでも年間数百万円かかることがわかり、一旦諦めていました。翌年、経営法友会で国内のAI契約審査ツールの話しを聞いた際にLAWGUEのことを知り、コストを比較検討した結果、LAWGUEのトライアル使用を決めました。

法務業務においてどのような課題を抱えていましたか？

契約した時系列で年ごとにフォルダを分けて契約書データを保管していたので、「契約書の類似データを見たい」と考えた際の検索に時間がかかっていました。契約法務は私が一人で行っており、自分が関わった案件がほとんどなので、どのお客様とどんな契約を締結したのかといった大体の内容は頭に残っています。ですから、記憶を頼りにフォルダをひっくり返していけば類似データを引っ張り出せるわけですが、私がいなくなった後、後任には無理だと思っていました。

LAWGUE のトライアル期間ではどのような点を評価されましたか？

LAWGUE 上で作成した文書はシステム内に蓄積されて資産となり、データベース化されます。類似契約をベースに新たに契約書を作成したいと思った際に、過去文書の累積からAIで簡単に類似契約を検索でき、条項単位で関連性の高いものを自動で表示できるところや、そのままドラフトに利用可能なところを評価しました。また、過去の海外との個別販売契約を80件ぐらいアップロードし、テストしたところヒット率が高いと思いました。

LAWGUE 導入の決め手となったポイントを教えてください。(既存の文書作成支援・管理サービスと LAWGUE との違いは感じられますか？）

LAWGUE導入前は、既存の文書作成支援ツールとしてMicrosoft Wordくらいしか使用していませんでした。過去に自社で審査・蓄積した契約書は、フォルダに番号をふってデータ管理していましたが、検索に時間がかかっていました。その点、LAWGUE 上で作成した文書は、検索性が大きく向上し、非常に良いと感じました。また、過去の文書の累積から関連性の高いものを自動で表示し、そのままドラフトに利用可能で、さらにドラフトに活用・流用も可能なところもポイントでした。差分チェック機能もLAWGUEにしかない機能で重宝しています。しかも安価で使わせていただけるというのであれば、全く素晴らしいことだと思いました。

導入決定後、社内で運用ルールは決められましたか？（プロジェクトの立て方など）

現時点では法務を一人で担当しているので、特に運用ルールは決めていません。

現在どのように LAWGUE を活用されていますか？

他の国内ベンダーさんのものと併用中です。比較的リスク度の低い秘密保持契約や国内の取引基本契約などは他ベンダーのものを使用し、英文50ページなどの少し複雑な契約になるとLAWGUEを使用するなどして使い分けています。特に、英文の個別販売契約書（製作物供給）は長いものだと100ページ超になるので、過去に審査チェックした契約との差分チェック、ドラフトの修正案の流用などをしようとするとLAWGUEのほうが優れているように感じています。
例えば、プラント業界特有の法務事情として、製造物責任保険、労災保険、第三者保険などの保険についての知識やノウハウが必要です。しかし、こういった業界特有の問題に対して、契約書上どういうコメントをするのかなどベンダー側にノウハウがないものについては、自社で過去コメントの蓄積ができていれば参照しやすいと思います。ジョブホルダーには海外の販売契約の過去分を一つにまとめて、その中から類似契約を検索できるようにしています。弊社の課題になりますが、英文の個別販売契約（製作物供給）だけでなく、他の契約類型でも自社のひな型契約を登録し、その差分とのチェックで契約書審査に活用していきたいと思います。

LAWGUE 導入効果を、定量的・定性的観点からお聞かせください。

体感ベースですが、差分チェックの時間が短縮できるようになったことの効果が出て、契約審査にかかる時間が30%強削減されたと感じています。例えば、8ページある契約書を頭からお尻まで読んでいくと、けっこう時間がかかるので、その時間を節約できていると思います。また、先方提示のドラフトに対して過去にどんなカウンター対応をしたのか、過去の資産から検索できることも時間を節約できていると感じる点の一つです。

LAWGUE の特に役立つ（気に入っている）機能を教えてください。

特に差分チェックの機能は気に入っています。Wordの変更履歴よりも使い勝手がよく、スピーディーに文書間の差分チェックができるので、非常に生産性が高いと思います。私自身が欠落条項の機能を使いこなせてないので、そこら辺を使えるようになればもっと良いと思います。

業務効率の向上により、新しく取り組めるようになったことなどはありますか？

通常時であれば、ライン（営業・調達）へのモニタリングに充てられると考えていますが、現在はCOVID-19関連の業務が増えたので、目下そちらに取り組んでいます。

サポート体制についてご意見をお聞かせください。

メールによる新機能の紹介だけでなく、3か月に1回くらいのWEBミーティングで機能の紹介などもあり感謝しています。

今後 LAWGUE に期待することを教えてください。

契約書の成立過程において様々な交渉が行われ、それにより契約は変化していきます。現在のLAWGUEでは「コメント」機能を使って検討過程を残すことができますが、今後さらに検討過程の見える化ができるようになると良いと思います。また、契約書の管理機能もあると嬉しいです。リーガルフォースのキャビネのような、「こういう契約書があって期限がここまでで何月に切れる」など、アラート機能のようなものがあれば良いと思います。

LAWGUE はどのような方におすすめの製品だと思いますか？

契約書をがりがり書いている方。自社の過去の契約書の検索性の悪さに悪戦苦闘している方。自社雛形と目の前の契約書との差分チェックをもっと楽に行いたいと思っている方。そんな方にこそおすすめしたいです。