株式会社リンクバル

LAWGUE導入で契約書審査・規程改訂作業の業務効率を大幅改善!

株式会社リンクバル

人事総務部

マネージャー Y様、総務グループ担当 F様

「人と人」「人とコト」をつなぐプラットフォームとして、WEBサイト運営・イベントECサイト運営のサービスを展開している株式会社リンクバル様では、人事総務部においてLAWGUEを導入いただいています。
リンクバル様では、組織変更により法務担当が1名体制に。法務以外の業務も担う中で、契約書のリーガルチェックや規程改訂作業が業務の多くの割合を占めるという課題がありました。
この課題に対し、LAWGUEを導入したことで業務効率化が大幅に進捗。当初は不可能だと感じていた一人法務を実現できたそうです。
リンクバル様での契約書のリーガルチェックおよび規程改訂実務におけるLAWGUEの活用事例についてお話しいただきました。

貴社の事業内容を教えてください。

「人と人」「人とコト」をワンストップでつなぐプラットフォームとして、自社Webサイト運営・イベントECサイト運営サービスを展開しています。

人事総務部の業務内容を教えてください。

F様:
人事総務部は人事グループと総務グループに分かれており、私は総務グループ担当です。
総務グループでは、上場会社に求められる適時開示、株主総会の運営などの株式事務関連、また、利用規約や契約書の確認、プライバシーポリシーなどに関する契約法務、その他一般的な庶務・総務業務を担っています。
リモートワークになってからは、法改正対応などの法務業務が増えてきています。

Y様:
私はマネージャーの立場で人事と総務の両方を見ています。その中でもペイロール、組織管理、人事制度など、労務・人事管理全般については実行部隊として業務を行っており、新規実行、制度改定、運用改善などの場合には起案から携わります。
また、総務業務として会社全体の規程管理も行っています。

法務業務において抱えていた課題と、LAWGUE を知ったきっかけを教えてください。

F様:
元々総務は2名体制でしたが、社内の体制変更に伴い、株式事務、法務、一般庶務を私一人で担当することになりました。新規サービスのリリースも多い中、これらの業務を一人で回すのは現実的に厳しいことが分かってきました。そこで改めて業務を見直したところ、一番工数がかかるのが契約書のリーガルチェックだということが判明しました。

最近はリーガルチェックをサポートしてくれるツールもあるので、そういったツールやサービスを使えば一人でもなんとか大丈夫かもしれないと考え、複数のリーガルテックベンダーに問い合わせをし、お話を伺った中の一つがLAWGUEでした。

また、契約書レビューにおいては、例えば反社条項などの一般的な項目に統一化されたものがなかったため、毎回過去の契約書で似たものをフォルダから探すという効率の悪さがありました。契約書データやナレッジをきちんと蓄積・管理していくことで、そういった非効率を解消する必要性も感じていました。

LAWGUE導入の決め手となったポイントを教えてください。

F様:
リーガルテックサービスにはそれぞれ特長や強みがありますが、その中でも当社が抱える課題を解決してくれると感じられたのがLAWGUEでした。少人数で業務を回さなければいけないという課題がある中で、事務的な作業の手間を省きたいというのもニーズの一つでした。LAWGUEはナレッジベースとして使える他、エディタとしても機能が充実しており、文書の体裁をスピーディーに整えられるという点が導入を決めた一番大きなポイントです。

また、過去に弁護士の最終チェックが済んだ文書と、現在修正しているものとの間にどの程度の差分があるかの比較もしやすく、この点も決め手の一つでしたね。というのも、当社の法務は、基本的なリーガルチェックは少人数で完結し、迷う部分は顧問弁護士に相談して進めるというスタイルだからです。当社は事業会社ですので、法的な視点だけでなく、サービスサイドに寄り添ったジャッジも重要です。

リーガルテックの中には、「この箇所はリスクになる可能性があります」「こんな修正案はいかがですか」といったアシスト機能を強みとするサービスもありましたが、悩む部分は顧問弁護士に聞いた方が確実だと考えていますので、私としては体裁補正など単純作業を効率化できることの方がニーズとして強かったです。

現在どのようにLAWGUEを活用されていますか?

F様:
NDAや業務委託契約書などの一般的な契約書については当社の雛形を用意して、当社雛形をベースに作成しています。雛形から修正があった場合や、取引先の雛形を使う場合は、LAWGUEに取り込み、そこから当社の雛形と照らし合わせて修正していきます。

利用規約やプライバシーポリシー、特商法関係など、Webサービスを提供する上で必要なところに関しては、LAWGUEで9割ほど作成し、最終的に心配な部分を弁護士にLAWGUE上で確認してもらうフローとなっています。

メールでのやりとりだと手間がかかり、なおかつメールの行き違いでお互いの持つファイルが異なるなどの問題が発生していましたが、LAWGUE上で最新版の更新をして、弁護士にもLAWGUEで修正してもらうようになってから改善しました。

Y様:
私の方では、主に規程改訂でLAWGUEを利用しています。組織変更が発生した際、業務分掌規程中の各部署の分掌内容を移動・統合・新設する必要が生じます。何回か前の業務分掌に戻すという修正・変更も多いです。

改訂があるごとに、まず規程をLAWGUEに取り込み、ファイルごとに日付の履歴を必ず残すようにしたことで、例えば組織変更で半年前の業務分掌に戻ることなどがあっても、そのときの業務分掌規程のバージョンをLAWGUEの履歴ですぐ参照して、修正案を提示することができるようになりました。
今までは改訂版を一つ一つWordファイルにしていたため、以前と同じ内容に戻してほしいと言われると一つ一つファイルを開いて確認する必要がありましたが、この点LAWGUEを導入して大変便利になりました。

また、取締役会の資料として、規程改訂時には新旧対照表を作成する必要があります。今まではWordやExcelでコピー&ペーストして作成していたものが、LAWGUEだとボタンワンクリックで新旧対照表ができて比較できるので、本当に時間短縮になりました。

顧問弁護士の方がLAWGUEを使用された際、反応はいかがでしたか?

F様:
弁護士の先生も「すごいですね!」と感動していましたよ。ポイントはやはり体裁や誤字などのチェックをアシストしてくれる点で、編集もしやすいので今では細かい見落としがかなり減りました。

導入決定後、社内で運用ルールは決められましたか?

F様:
これまで修正のたびにWordファイルを一つ一つ別ファイルで保存していましたが、現在では、変更履歴はLAWGUE上で確認できるようにして、会社のネットワーク上には最終版のファイルのみを保存しています。

Y様:
フローが変わったという観点で言えば、規程改訂のWordデータをLAWGUEに取り込んで体裁を整えるという作業が追加されましたね。一見、作業が増えたようには見えますが、体裁チェックなどをひとつひとつ自分で手作業していた頃と比べると、全ての工程において時間短縮ができています。

LAWGUEの導入効果を、定量的・定性的観点からお聞かせください。

F様:
LAWGUEを導入してたった一年で、これまで二名で行っていたリーガルチェックを一人で回せるようになったので、それだけでもすごいことだと感じます。私は法務経験が長くはないため、初めは絶対に一人では不可能だと思っていましたが、LAWGUEがあったからこそ不可能を可能にすることができました。

Y様:
先程申し上げた通り、冗談抜きで大幅な時間短縮が実現しました。文書の体裁を整える際、Wordだとちょっとした作業でもあっという間に時間が経ってしまいますが、LAWGUEの導入で細かい手作業がなくなったため非常に助かっています。
元々は、庶務担当が、業務の一部を手伝ってくれていたのですが、LAWGUE導入で全てを自分で完結できるようになりました。ですので、人事総務部全体で考えると二人減っても業務を回せているイメージです。

LAWGUEの特に役立つ(気に入っている)機能を教えてください。

F様:
新たに条項を追加しやすいのが好きです。例えば第5条と第6条の間に条項を入れることになった場合、Wordだと全部修正するのは手間がかかっていました。また、Wordのオートフォーマットには独特のクセがあり、手動で解除してもうまくいかないことがよくあります。
LAWGUEだと、指定の体裁を一括設定できる機能があり、直感的に使えるのでそれもすごく気に入っています。契約書のリーガルチェックの際、バラバラな体裁を修正する手間が省けるため、内容に集中できるのがとても嬉しいです。

Y様:
私も文書の体裁の整えやすさが一番気に入っています。あとは先程申し上げた新旧対照表の作成のしやすさですね。
LAWGUEも日々機能が進化している中で、新旧の差分だけを簡単に出せるようになったことは大変有り難かったです。今後もいろいろな機能が出てくるのを楽しみにしています。

今後LAWGUEに期待する事を教えてください。

Y様:
法改正があった際にアラートが出ますが、アラートだけではなくその解釈やガイドラインなどの情報までLAWGUEに集約されると大変ありがたいです。現在は自分たちでネットや書籍で情報収集していますが、それよりもLAWGUEが提供する情報の方が信用できます。少しわがままかもしれませんが、情報収集の時間短縮まで実現すると嬉しいですね。

LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思いますか?

F様:
社員数やサービスが増えてきており、多くの契約書のチェックを少人数の法務担当で行っている企業にはすごくおすすめです。少人数でこなしていかなければならないけれども、新規のサービスもやっていかなければならない、そういう状況でもLAWGUEが一人分の仕事をしてくれると思います。

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