鈴与シンワ物流株式会社

社内規程の作成・改訂もLAWGUEで効率化!

鈴与シンワ物流株式会社

総務部 総務人事課

課長 浪川 卓矢 様

首都圏を中心に物流事業を展開する鈴与シンワ物流様では、総務部でLAWGUEを導入いただきました。
総務部では、人事・労務をはじめとする広範な業務を担当するなか、社内規程の作成や管理に課題を抱えていました。今回、LAWGUEを導入することで社内規程関連の業務をどのように改善できたのか、お聞きしました。

貴社の事業内容について教えてください。

首都圏を中心に、海上貨物、倉庫、港湾荷役、陸上輸送等の物流事業を展開しています。設備の充実とネットワークの拡充に力を入れ、物流の効率化・合理化を実現する新しい物流システムの構築にも取り組んでおります。
また弊社は静岡県に本社を置く物流会社である鈴与株式会社のグループ会社です。

総務部の部員数と業務内容について教えてください。

総務部は総務人事課と経理課に分かれており、全体で8名おります。私が所属する総務人事課は、私も含めて5名体制です。
総務人事課では、採用や給与計算、社保手続のほか、備品管理から来客対応まで、会社にとって必要不可欠なあらゆる業務を担当しています。当社には法務の専門部署がないため、社内規程の作成や管理も総務人事課で行っています。

文書作成関連業務においてどのような課題を抱えていましたか?

社内規程を変更する際の新旧対照表の作成に苦労していました。新旧対照表は、労働基準監督署への届出や役員会議での確認、従業員への説明の際などに必須ですが、Wordで作成しようとすると、旧版から新版への変更点を抜粋して色付けしなければならないなど、非常に手間がかかります。
また新旧対照表の作成以外にも、インデントの調整や条項番号の調整などの作業にかかる時間を短縮したいという思いもありました。

LAWGUEを知ったきっかけと、導入の決め手となったポイントを教えてください。

育児・介護休業法や改正労働施策総合推進法(パワハラ防止法)などの改正にあたって規程を見直す必要があり、上記の課題を解決できるツールがないか、Web検索していた中で知りました。
いくつか他社サービスとも比較したのですが、LAWGUEには当社が抱えていた課題を解決してくれる機能が搭載されていたことの他、LAWGUEが技術提供されている『スマート規程管理 by LAWGUE』*が東京社会保険労務士協同組合でも紹介されており、信頼感もありました。

*編集部注:「LAWGUE」の技術を基盤とし、新日本法規出版株式会社の雛形規程・解説を搭載した社会保険労務士向けのAI搭載の規程管理ツール

またLAWGUEの提供元であるFRAIM株式会社が、当社のグループ会社である鈴与株式会社と資本業務提携していたことや、当社の親会社でも導入実績があったことから、導入の敷居が比較的低いことも決め手の一つです。

ただ、個人的に一番ポイントとなったのは、ユーザーを大切にしていらっしゃる雰囲気が伝わってきたことでした。トライアル期間中には担当者の方にさまざまな要望をお伝えしましたが、いつも親身になって話に耳を傾けていただきました。
すぐには実現できない要望ももちろんありましたが、すぐに改善していただいた点もあり、LAWGUEというサービスを一緒に作っていける楽しみを感じられたことがとても印象に残っています。

現在どのようにLAWGUEを活用されていますか?

WordファイルをLAWGUEに取り込み、LAWGUE内で文書の体裁を整え、原本を作るところから始めます。当社の場合、法改正に伴う新しい雛形は親会社や顧問弁護士からいただけるので、それもLAWGUEに取り込み、旧版(原本)と雛形とで差分を取って、どのような条項が抜けているのかをチェックします。

その後、法改正の内容についてしっかりと理解したうえで、欠落している内容を追加していきます。その際にコメント機能を使って、なぜその編集を加えたかについてのメモを残す、また法令の条文などのリンクを張るなどして根拠を示しておきます。できあがったら一旦Wordファイルでダウンロードし、ヘッダー部分などの校正をWord上で行います。校正が終わったらLAWGUEで新旧対照表を作成します。

LAWGUEの導入効果についてお聞かせください。

一概に定量的に説明するのは難しいのですが、時間の使い方は大きく変わったと思っています。従来は、新旧対照表の作成や文書の体裁を整えることに時間を取られていましたが、これらの作業が効率化されたことで、雛形の詳細部分の確認や法改正への理解など、本来力を入れるべきところに時間を費やせるようになりました。

LAWGUEで特に気に入っている機能があれば教えてください。

新旧対照表の作成機能や条項番号の書式ルールの統一機能はもちろんですが、「ドキュメントタグ」機能も重宝しています。当社では、決裁者の情報をタグとして登録しています。

規程文書自体には決裁者の記載がないものが多いので、[社長決裁]や[役員会決裁]といったタグを登録しておき、それを各規程に振っています。そうすることで、誰の決裁が必要な文書なのかひと目で確認でき、規程文書が完成した後の手続きやスケジューリングもスムーズに進むようになりました。

その他にも、当社では子会社の規程も管理しているので、当社の規程か子会社の規程かを識別するタグや、人事関連/総務関連/定款といった形で類型別のタグも登録しています。これらのタグを組み合わせることで、整理できています。

もう一つは「類似ドキュメント比較」機能ですね。これは当社の規程と子会社の規程とに大きな差異がないことや、どちらか一方にしか入っていない条項をチェックするのに役立ちました。同一規程の新旧比較もさることながら、書きぶりが少し異なる文書同士も比較できるのも便利です。

LAWGUEはどのような方におすすめでしょうか?

端的に言えば、私と同じような悩みを抱えている方にはおすすめしたいです。社内規程の作成・改訂業務をされている方は、新旧対照表の作成は本当に人がやるべき作業なのかと疑問を持っている場合が多いと思います。

また、Wordに対して苦手意識がある方にもおすすめです。Wordにも段落番号の自動設定や比較機能などがありますが、表現が独特なので難しいと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。LAWGUEは説明書がなくても直感的に操作ができるので、Wordが苦手な方でも使いやすいと思います。

操作に慣れてきたら規程以外の文書にも活用できると考えています。契約書業務に利用されている方も多いと思いますが、その他にも労働条件通知書など、あらゆる文書への活用可能性があると感じています。
当社としては、10月の法改正に向けた規程作成を進めていく予定です。これまでは法改正に伴う規程改訂作業を憂鬱に感じることも多かったのですが、LAWGUEを使えば「あの部分をLAWGUEで修正するだけで良さそうだ」と前向きな気持ちでいられます。

今後LAWGUEに期待することを教えてください。

これまでどおり、ユーザーの意見に耳を傾けていただくことを期待しています。「うちはこれだけしかできません」と言われてしまうと、「改善希望を伝えても無駄なのかもしれない……」とネガティブな気持ちになるものですが、LAWGUEの場合は、要望を伝えてみるとなんとかなるかもしれないと思える雰囲気があります。今後もユーザーに寄り添った開発を進めていただきたいです。

また、これは難しいかもしれませんが、規程文書のスタンダードを示していただけると良いと考えています。「一般的にはこういうもの」という視点があると、より納得感を持って文書作成に取り組めるからです。
例えば社内規程に表紙や目次を付けている会社もあれば、付けていない会社もあるように、特に体裁の部分は会社によって千差万別で、何がスタンダードなのかを自分たちが知るのは難しいものです。
多くの企業が導入しているLAWGUEだからこそ、そういった観点の情報収集もできるのではないかと思いますので、それをもとに規程文書の「スタンダード」を作っていっていただけることを期待しています。

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