株式会社白山

企業ガバナンス強化におけるLAWGUEの活用事例

株式会社白山

総務人事部 法務グループ

部長 八代様、法務グループ担当 赤石様

通信機器メーカーである株式会社白山様では、法務グループでLAWGUEを導入いただきました。
同社ではガバナンスの強化に向けた取り組みをスタートしていましたが、その中で大量の契約書の審査や社内規程の改訂を行う必要があり、業務効率化が課題となっていました。
LAWGUEを導入したことで、契約書の審査および社内規程の改訂を効率化でき、これまでと同じ人員数で業務を回せる体制を構築できたそうです。
本インタビューでは企業ガバナンスの強化におけるLAWGUEの活用事例をお話しいただきました。

貴社の事業内容を教えてください。

八代様:
弊社は通信機器メーカーです。主力製品は、MTフェルールという光ファイバーのコネクター部品で、大規模なデータセンター等で使用されています。
主力製品に次いで、無停電電源装置や、熱電素子の研究開発にも注力しています。

今回LAWGUEをご導入いただいた部署の部員数と業務内容を教えてください。

赤石様:
総務人事部の中の法務グループで導入しました。法務グループの主な業務は契約書の審査およびガバナンス体制の構築・整備で、人数は担当が3名です。

文書作成関連業務において抱えていた課題を教えてください。

赤石様:
これまで事業部の取引の契約書は、当該事業部の管理に委ねていたのですが、内部統制の強化を図る中で、法務グループによる管理の一本化にルールを変更することになりました。
すべての事業部の契約書を私たち法務グループでチェック・管理するとなると、必然的に大量の契約書を短時間で処理しなければならず、かといって人員は限られているという状況がありました。

また、従来の契約書のチェックは担当する者の経験や感覚に依拠しており、修正を入れる場合も、表現等にばらつきがありました。いわゆる「属人化」の問題です。
上述のように、法務グループの人員が少ないこともあり、一つ一つの契約書のチェックにかけられる時間はかなり限られるため、見落としによる問題発生リスクも課題としてありました。

そのような課題を解決するには、契約書のチェックや作成をアシストしてくれるようなツールが必要だろうと考えていた折、お付き合いのあった代理店からの紹介でLAWGUEを知りました。

契約書の効率的なチェックという観点では、他社のサービスにも魅力的なものはありましたが、契約書以外の文書でも使えるプラットフォームというのは私たちが拝見した中ではLAWGUE以外になく、価格もリーズナブルでしたので、ある程度決め打ちでトライアルを申し込みました。

LAWGUEのトライアルではどのような点を評価されましたか?

赤石様:
機能で言うと欠落条項の検索や、条番号の自動修正機能は、実際の操作感を確かめてみたいというのがまずありました。その点については、実際試してみるとかなりの時間短縮に繋がり、すぐに効果を実感できました。

また、従来は契約書の「比較」にもかなりの時間を要していましたが、LAWGUE上では一つの画面で二つのバージョンや類似文書が簡単に比較でき、文字単位での違いがハイライトされることではっきりと目で見えますので、実際見落としも減りました。

契約書にしても規程にしても、どこをどう変更したかというのを対照表の形で会議の資料として提出する必要があります。従来はそれも自前で作成していましたが、LAWGUEはボタン一つで新旧対照表がダウンロードでき、一瞬で終了します。

トライアルで主要機能の良さは実感できましたので、導入すればかなり効率化が見込めるだろうと評価しました。

現在どのようにLAWGUEを活用していますか?

赤石様:
LAWGUE上でコメントや本文の修正を行なって、検討の過程を履歴として残すようにしています。
LAWGUE導入以前は、最終版(締結版)の契約書しか残っていないこともあり、なぜそのような合意に至ったのかが、その案件の担当者にしか分からない状態でした。
仮に法務担当や顧問弁護士の見解や注意点などが契約書のWordファイルにコメントとして残っていたとしても、それらのWordファイルを個人のPCや会社の共有サーバなどから探してくるのは、限られた時間の中では手間に感じることもしばしばありました。

LAWGUEで契約書の作成、修正の過程を記録しておくようにすれば、新たに契約書を締結する際に大いに参考になりますし、誰でも同じような処理をすることができるようになります。

八代様:
私はガバナンス強化にあたって数十の社内規程の改訂を行いました。改訂後は取締役会で決議をとるのですが、その際に新旧対照表がワンクリックで作成できることが非常に助かりました。

契約書についても、内部統制の観点から修正した方が良い内容があったため、かなりの数を巻き直したのですが、その際も取引先から返ってきたWordをLAWGUEに取り込めば、ほんの少し修正されているだけであっても、先方が何を変更してきたか一瞬で確認することができます。
巻き直し対象の契約書は膨大な数がありましたので、人間の目だけで確認していたら見落としのリスクがあったと思いますが、LAWGUEを利用することでそのリスクをかなり減らすことができたと思います。

LAWGUEの特に気に入っている機能があれば教えてください。

赤石様:
一番役に立つと感じるのは、LAWGUEにアップロードした契約書が条項単位でブロック化され、条項を移動したり挿入したりすると自動で条番号が入れ替わることです。
Wordで行うと条番号を変更し忘れることがありますが、LAWGUEで編集することによってそのミスがなくなるのは非常に助かります。

導入後、LAWGUEの運用ルールは決められましたか?

八代様:
私たちが法務チェックを行う上でのマニュアルがあり、契約書の種類ごとにフローチャートになっているのですが、そのフローチャートにLAWGUEによる「解析と履歴管理」を追加しました。

フローのイメージとしては、契約書をLAWGUEにアップロードして当社のひな形と100%同じかどうか確認します。当社ひな形と異なる場合は、LAWGUEの機能を使ってその差異を抽出します。
ここで必要により顧問弁護士のチェックを入れ、問題ないことが確認できればそのまま稟議~契約締結となります。顧問弁護士によるチェックの結果、修正案を作成する場合は、取引先様とのやりとりが始まるので、フローの最初に戻ってLAWGUEに再度アップロードして進めていきます。

LAWGUEの導入効果を定量的、定性的な観点からお聞かせください。

八代様:
ガバナンス体制構築の取り組みが開始されたことで業務量がかなり増えている中でも、従来の人員数で予定通りに進められていることは導入効果と言えると思います。
こういった取り組みはマンパワー不足でなかなか進まないという話はよく聞きますが、LAWGUEを利用することによる効果は間違いなくあると思います。

サポート体制に関してご意見があればお聞かせください。

赤石様:
導入後もフォローアップのミーティングを提案いただいたり、その中で新機能の説明もしてくださるのが良いです。
加えて、当社から機能改善の要望も結構出させていただいたのですが、そちらにも対応してくださっていますし、サービスの改善にもかなり力を入れておられる印象があります。

今後LAWGUEに期待することを教えてください。

赤石様:
フローチャートなどの図形や図表が含まれているファイルがあり、図形は現状LAWGUEに取り込まれませんが*、そこが改善されると利用の幅が広がるように思います。
表の編集のしやすさについても、更なる向上に期待しています。

*編集部注:2022年夏リリース予定

LAWGUEはどのような方におすすめですか?

八代様:
今回私たちはガバナンス強化にあたって「あるレベルの法務スキルを持った人員が一定数必要」という場面に直面したのですが、人員の代わりにLAWGUEがそこをカバーしてくれて本当に良かったと思います。
上場準備においてはもちろんのこと、同じような課題に悩まれている方には特におすすめしたいです。

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