小田急不動産株式会社

LAWGUE導入で納得のいくリーガルチェックを実現

小田急不動産株式会社

総務グループ

成澤 竜太郎様

小田急グループの総合不動産会社である小田急不動産様では、総務グループにおいてリーガルチェックのツールとしてLAWGUEを導入いただいています。
取引先やステークホルダーの多様化・複雑化に伴い、契約書のリーガルチェックも難易度が上がっている昨今。
全社的に「働き方改革」を進める中で、総務グループでは契約書審査や修正にかかる時間の短縮や審査品質の平準化、審査スキルの向上が課題となっていました。
LAWGUEを利用することで、修正に要する時間が短縮され、その分中身を丁寧に審査し納得のいくリーガルチェックが実現できるようになったそうです。
実際の運用方法も含め、具体的な活用事例をお話しいただきました。

貴社の事業内容について教えてください。

当社は1964年に小田急グループの総合不動産会社として設立されました。
マンションや一戸建ての開発を行う分譲事業、オフィスビルの取得や開発、プロパティマネジメント等を行う賃貸事業、更に小田急線沿線の不動産情報ネットワークを生かした仲介事業を3本の柱として、幅広く皆様のお役に立てる総合不動産会社を目指して事業を展開しています。

法務グループの人数や業務内容について教えてください。

当社では総務部の中に法務機能や広報機能を有しており、総務のメンバーは10名ほど在籍しています。
その中で契約書のリーガルチェックを担当するメンバーは5名おり、その5名の中でも法的観点でアドバイスを行う担当者は私を含めて2名です。
契約書のドラフトや一次的なチェックについては、基本的には各事業部で行っています。一次的なチェックであれば、必ずしも高度な法律知識がなくても過去の契約書や案件を参考にすることで、ある程度のレベルまでは対応可能です。
私たち総務のリーガル担当の元に相談が来るのは、事業部が内容面で不安のあるものや、「会社として問題ないか?」という判断が求められるものです。
昨今、社会や経済の発展スピードが昔に比べてはるかに速くなっていますので、その分契約書の複雑さや難しさが上がっているだけでなく、契約書の数自体も増えていると感じます。

リーガルチェック業務においてどのような課題を抱えていましたか?

当社は2017年頃から「働き方改革」として業務の効率化に取り組んでいます。
総務グループは文書関連業務が多いのですが、中でも契約書のリーガルチェックに関して言えば、最近では取引内容の複雑化や新規事業に伴い新たなチェックポイントが出てきていますので、確認作業の難易度が高まっています。

そのような状況の中で、抱えていた課題としては、

  1. 審査時間の短縮
  2. 審査の品質担保、平準化
  3. メンバーの審査スキルの向上

の3点が挙げられます。

これらの課題を解決し、総務グループの業務効率向上をどのように図っていくかを考える中で、AIを活用したリーガルテックサービスの活用が有効なのではないかと考え始めました。

色々とリサーチを進めていく中で、

  • すべての操作がオンライン上で行えること
  • クラウドでの利用が可能なこと
  • 適応するサーバーとの物理的な管理セキュリティがしっかりしていること

等を前提として商品の選定を進めていたのですが、そのタイミングで代理店の営業担当の方からご紹介を受けてLAWGUEを知りました。

LAWGUEを導入した決め手を教えてください。

導入・運用コストをはじめ、運用管理のしやすさや機能導入のしやすさ、フォローアップ体制がしっかりしていることなど、総合的に勘案して、LAWGUEの導入を決めました。
すべてにおいて一番バランスが良かったのがLAWGUEだと感じています。
特にトライアル期間も、チュートリアルをはじめ質疑応答まで非常に丁寧にやっていただきましたので、本導入後のイメージがそのときにできていたというのも導入の決め手の一つです。

LAWGUE導入を決めた後、社内での運用方法はどのように決められましたか?

数ページの簡易的なものですが、LAWGUEの利用フローを説明したマニュアルを作成しました。
マニュアルでは、プロジェクト(フォルダ)の設定方法やドキュメントの設定方法等について細かく規定しています。
プロジェクトについては、契約類型ごとに分類することにしました。
当社のひな形の他、親会社の小田急電鉄から提供されたひな形、売買契約、賃貸借契約、業務委託契約(請負、委任等)など、13個のプロジェクトを作成しています。
当社では契約類型ごとの整理としましたが、LAWGUEでは様々な切り口で検索がスムーズにできますので、従来Wordファイルを一つ一つ開いて中身を確認していた方法と比較すると、検索性は格段に良くなりました。
ドキュメントの設定については、ステータス切替の基準や、ドキュメントタイトルの付け方などを決めました。
ある程度自分の中で「こんな場面でこんなふうにLAWGUEを使いたい」というイメージがありましたので、マニュアル作成もそうですが、思った通りの運用をできているように思います。

LAWGUEの現在の利用方法を教えてください。

各部門からリーガルチェック依頼のあった文書をLAWGUEへ取り込みます。
定型的な契約は各部門に任せていますが、当社ひな形をベースにしていても、特殊な条件が付与されたりした場合などに「法務の観点で見てもらいたい」ということでチェック依頼が来ます。
当社の場合、LAWGUEは総務グループしか使っていませんので、依頼元部門へのチェックバックとしてはコメント付きのWordファイルをダウンロードして返しています。
部門の方からコメントや変更履歴付きのファイルが返ってきたら、LAWGUE上のデータに上書きして履歴を残しながら、双方の合意するところまで持っていき、リーガルチェック完了という流れです。

LAWGUEの気に入った点や役立つ機能はありますか?

もっとも重宝しているのは、検索機能と差分機能です。
LAWGUE導入前は、自力で探してきた昔のデータと今のデータとを照らし合わせて、一つずつ見ていたのですが、LAWGUEでは差分表示機能で両データ間の違いを一瞬で可視化できますので、そこが一番業務効率化に寄与しています。
もう一つ役立っているのは表記揺れアラート(同一文書内の「及び」と「および」等の混在を自動でアラートする機能)です。長文の契約書でも見落としがなくなりました。
その他にも、「ここにあの条文入れたいな」という場面も結構あるのですが、条項のキーワード検索でそのような条文を検索して挿入できるのもスムーズで良いです。

LAWGUE導入効果を、定量的観点・定性的な観点からお聞かせください。

審査時間の短縮の面でかなり効果が出ていて、リーガルチェックの全てのプロセスにおいて効率化ができています。
修正にかかる時間も、これまでの3分の1~半分程度まで工数が削減されていると実感しております。
品質の担保や平準化についても、以前と比較して一定の品質を担保できていると感じています。
審査スキルの向上という観点では、第一法規の「こんなときどうするネット」をオプション契約しているのですが、「なぜこの条文が必要なのか」という点について、部門の担当者へ理由をつけて返す際に重宝しています。
担当者も相手先への説明がしやすくなり、若手社員のレベルアップにも一役買っているように思います。
「こんなときどうするネット」では法改正のヘッドライン情報を確認できるなど、法務実務の学習ツールとしても活用させてもらっていますので、担当者のスキル向上も図れてきていると感じます。

サポート体制についてご意見をお聞かせください。

機能アップデートの内容はメールで送られてきますし、オンラインの打合せも定期的に提案してくださるので、満足しています。

LAWGUEをどのような方におすすめしたいですか?

「みんな使ってください」というのが率直な答えなのですが、私が挙げた3つの課題を抱えている方にはかなりお勧めできると思います。
コスト的にそこまで負担をかけずに課題に向き合うことができますし、サポートもしっかりしていますので、まずはトライアルから始めてみてほしいです。

お気軽にお問い合わせ・ご相談ください