「フォルダから過去の契約書を探すのやめました！」検索をAIに丸投げすることで契約審査レベルを標準化

こんにちは！LAWGUEカスタマーサクセスの形柳です。

この連載では

「カスタマーサクセスが語る！LAWGUE最前線での活用事例」と題して、実際のお客様がどのようにLAWGUEを活用しているのかご紹介させていただいています。

今回ご紹介するのは、契約書レビュー時に参考にする過去契約書や雛形の検索が属人的になることでレビューのクオリティ担保・統一化に不安を抱えていた企業様の事例です。システム導入によって誰でも統一的な検索ができるようになり、参照する情報のバラつきがなくなった結果として審査レベルも安定。さらに二次レビュー者の確認工数も大幅に削減されました。

こんな方におすすめ

• 一次チェック者とレビュー者など、一つの契約書を複数名でチェックする企業
• 各メンバーのレビュー方法が属人化しており、審査基準が統一されていない不安を感じている方
• 一次チェック者がなぜ、どんな基準で判断したのかを理解することに時間がかかっている二次レビュー担当者の方

LAWGUEで実現していること

• レビュー時に参照する過去契約書は、LAWGUEの自然言語処理AIが判定した類似度の高さで選定し、検索基準を統一
• 新人でもベテランでも、参考にしやすい似た契約書を簡単に見つけられるように
• 相手先によって変更されている条項を通すか否かの判断について、参考にした過去の条項をLAWGUE上で紐付け
• 判断基準が紐づいた状態で二次レビュー者に依頼することで確認作業を削減

解決できる課題

• 参考にする類似契約書の「探し方」が人によってバラバラで、結果として審査内容にもバラつきが出てしまう
• 類似契約書を探す際、共有フォルダから一つひとつファイルを開いて中身を確認…など、非効率な探し方をしている
• 一次レビュー内容のバラつきにより、二次レビューにも時間がかかる
• 一次レビューで「なぜここを変更したのか/通したのか」の基準がわからず、確認のやり取りの手間が発生する

どのような効果を期待できるか

• レビュー時に過去の参考資料を探すためにかかる時間を大幅に短縮
• 誰でも同じ「参考にすべき契約書」に辿り着けるため、経験年数に関わらず審査基準をある程度統一できる
• 参考資料の紐付けによって、二次レビュー者の確認作業を効率化

カスタマーサクセス的ポイント

契約書レビューの属人化、それによって最終レビューに時間を要する……そんな課題を抱えていらっしゃいませんでしょうか？
過去の参考資料の探し方は人によって様々、レビュー方法も個人のやり方や経験に頼っているという企業様は多くいらっしゃいます。こういった属人性の高い組織の在り方は長い目で見るとリスクが大きく、実は解決する重要度の高い課題だと私たちFRAIMは考えています。

LAWGUEの場合、過去の参考資料はAIが自動でサジェストしてくれるので、レビューの際に参考にする契約書が属人化しにくく、誰でも同じ過去契約書を見つけ出し、参考にしながらレビューできるようになります。
また、条項単位で参考にした過去契約書とレビュー中の契約書を紐付けられるため、一次チェック→二次チェックなど複数名で契約書を確認する際も、判断基準を一目で確認できます。

自社の過去契約書をベースにレビューしている企業様や、複数名で契約書レビューを行っている企業様は、ぜひ参考にしていただけたら幸いです。

今後も色々な角度からLAWGUEの活用状況を「最前線」からお届けいたしますので、次回もご期待ください！