AI搭載の契約支援ツール「LAWGUE」は契約書チェックの効率化と時間短縮で業務の品質向上を実現

メディカル・データ・ビジョン株式会社は、医療業界の発展に貢献する企業として、地域医療を支えるシステムとデータ利活用を推進しています。そんな同社が直面していた課題は、契約交渉時のナレッジ共有不足や、公立病院向け契約書の確認作業に膨大な時間を要していたこと。これらの課題を解決するために導入されたのがLAWGUEです。この導入により、過去の契約事例の活用やPDFファイルの差分チェックが効率化され、業務クオリティの標準化が実現しました。

本記事では、LAWGUEをどのように活用して業務改革を成し遂げたのか、法務部門長 シニアプロフェッショナルの牧本様と営業サポート部門長シニアマネージャの山中様にお話を伺いました。

契約業務で直面していた2つの大きな課題

御社では契約書の文書作成・レビューに関してどのような課題を抱えていましたか？

牧本様：そうですね、法務部門と営業サポート部門のどちらにとっても課題だったのですが、契約不適合責任や損害賠償責任など、契約交渉の際に争点となりがちな契約条項について、過去に対応した事例のナレッジ共有と蓄積が十分に行えていなかったことですね。その結果、契約内容を精査するたびにゼロベースから情報を共有する必要があり、効率が悪い状況でした。

また、弊社のお客様の多くを占める公立病院様では、使用すべき契約の書式が厳格に決められています。そのため、契約書の内容確認の際にはPDFファイルでご提供いただくことが多く、前年度の契約内容と比較してどの部分が変更されているのかを確認するのに毎年多くの時間を割かざるを得ない状況でした。特に、この確認作業が時間と労力を要する課題となっていました。

AIと人間の力で業務改革！LAWGUE導入の決め手

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

牧本様：オンラインで開催されていたリーガルテックセミナーだったと記憶しております。このセミナーを通じて、法務業務において効率化を図るためのツールとして可能性を感じ、詳細を調べるようになりました。

以前は他社のサービスを導入されていたと伺っておりますが、実際に使用してみていかがでしたか。

牧本様：そうですね。今までに、2つのサービスを利用してきました。A社はサービスの内容としてはとてもよかったのですが、コストの面で法務のみの導入となってしまいました。営業サポート部門の契約書比較作業の比重が高かったため、B社のサービスに乗り換えることにしました。しかし、B社は営業サポート部門であまり広がらなかったと感じています。WordとWordでの比較は容易にできる一方で、WordとPDFの比較ができなかったため、効果を実感することがあまりできませんでした。どちらも素晴らしいサービスではあったのですが、弊社の希望とはマッチしなかったのが少し残念でした。

よければLAWGUEを導入する決め手となったポイントを教えてください。

牧本様：LAWGUEのAIが学習した契約情報をもとに、類似の契約書や条項を自動的に表示してくれる機能がよかったです。この機能を利用することで、弊社内の過去の締結事例からAIが適切な類似契約書や条項を提示してくれます。そのため、法務部や営業サポートの担当者が個人的な知識や経験に依存することなく、より正確で迅速な修正案の作成が可能となり、工数削減と品質の高い業務クオリティを実現することができました。

山中様：課題だった過去のPDFと現在のPDFの契約書比較が容易になりました。容易に差分が抽出できるので、今まで目視で行っていたチェック作業が効率化できました。また、カスタマーサポートのレスポンスの速さがとても魅力的でした。導入前も導入後も、問い合わせ内容の大小を問わず、電話やメールで素早く対応していただいて、この迅速な対応には非常に助けられました。特に、ツールの利便性や反応速度といった『テックタッチ』のクオリティだけでなく、込み入った内容の質問や相談に対して、人間同士のコミュニケーションで効率的かつ正確に解決する『ハイタッチ』の部分も大変優れていると感じています。LAWGUEは、この2つを非常に高いレベルで実現されていると感じました。

「記憶に依存しない」LAWGUEで業務の効率化を実現

現在、LAWGUEをどのように活用していますか。また、導入前後で業務やフローにどのような変化があったかも教えてください。

牧本様：LAWGUEの導入により、過去の担当者の経験や記憶に依存せず、過去事例を参照したうえで、短時間で適切な修正案を提示できるようになった点です。導入前は、法務と営業サポート担当者の経験の長短によって、修正案のリサーチや作成に時間がかかることがありました。ですが、LAWGUE導入後は、AIが自動的に類似契約書や条項を表示してくれるため、同一取引先や他社の過去事例をスムーズに参照できて業務の効率が格段に上がったと感じています。

山中様：あと、公立病院様から提示される契約内容の確認作業が大幅に効率化されたところも嬉しいですね。以前は、営業サポートの担当者がPDFファイルの契約書案を目視で確認していましたが、LAWGUE導入後はPDFの差分をほんの数秒でチェックし、結果を「新旧対照表」として表示してくれるため、作業時間の大幅な削減に繋がっています。

LAWGUEの中で特に役立っている、よく使用している機能について教えてください。

牧本様：先程お伝えした、過去の事例を参照できる類似契約書・条項表示機能とPDFファイルの差分を瞬時に表示する対照表機能をよく使用しています。以前に比べて確認作業の負担を大きく軽減していると感じています。

LAWGUE導入後、社内で決められた運用ルールやプロジェクト管理に関するルールがあれば教えてください。

牧本様：特別な運用ルールは設けていません。例えば、フォルダの命名は担当者名や取引先名で行っています。詳細なルールを設けることで、各担当者の自由な使い方を制限する可能性がありますし、工数削減が主目的であるLAWGUEの導入目的に反する恐れがあるため、あえて細かいルールは設定していません。運用の自由度を保ちながら、ツールの利便性を最大限に活用する方針です。

契約内容のリサーチ作業が年間で70時間の短縮

LAWGUE導入効果を、定量的・定性的観点からお聞かせください。

牧本様：導入した際の効果としては、1つが「類似契約・類似条項のリサーチ」時間の削減です。以前は契約書1件あたり、累積で最大10分程度のリサーチを行っていました。弊社の法務部門では年間400件以上の契約確認を行っておりますので、このリサーチ時間を削減すれば、年間で約70時間短縮することができるのではないでしょうか。

山中様：もう1つは「新旧契約内容の差分チェック」の時間削減ですね。営業サポート部門では、毎年春に400～500件の契約更新を行っており、目視での確認作業をしていました。契約書のページ数にもよりますが、1契約あたり平均して2～3時間がかかっていました。

1契約で平均2～3時間ですか。かなりの時間が必要ですね。

山中様：そうですね。すべて目視で確認していましたので気が遠くなるような作業でした。また、チェックしたものを先方にも確認していただかなければなりません。病院によっては約款のルールが違ったり、「ここは絶対変えられません」と言われてしまったりで修正を繰り返すため、さらに時間を要していました。

LAWGUEを導入して、平均2時間かかっていたものがどのぐらいになりましたか。

山中様：LAWGUEを導入して、目視の確認作業が必要無くなるので、将来的に1案件あたり平均1時間程度、年間で400〜500時間程度の大幅な時間削減を実現できるのではと考えています。

牧本様：導入前の課題は、契約書のリサーチや内容確認に多くの時間がかかり、業務効率が悪かったことです。LAWGUEの導入によって、類似契約や類似条項をAIが自動的に提案してくれる機能が活用できるようになり、これらの作業を大幅に効率化することができました。契約内容の差分チェックにも大いに期待しています。

LAWGUEのサポート体制についてはいかがでしょうか。

山中様：サポート体制については非常に満足しています。特に、カスタマーサクセスチームが導入前後に関わらず、どんな問い合わせにも迅速に対応してくださり、大変助かっています。ツールの使い方に関する質問も、すぐに解決してもらえるので、安心して業務を進められていますね。

使い方にコツがいる、サポートがほしいと感じた点があればお聞かせください。

牧本様：LAWGUEの「不足条項の提案」機能は非常に魅力的な機能ですが、異なる種類の契約書や事業ドメインに関する契約書が提案されることもあり、AIからより精度の高い提案を受けるためのコツがあれば、もっと有効に活用できると思います。その点については、少しサポートをいただけると助かります。

LAWGUEはどのような方におすすめの製品ですか？

牧本様：法務部門はもちろんのこと、弊社のように営業サポート部門で契約確認業務を行っている企業におすすめしたいです。特に、契約書における「表記揺れ」の修正作業には多くの時間がかかりますが、LAWGUEを使用すれば、文書中の「表記揺れ」の種類や件数が一覧表示されて修正作業が格段に進めやすくなります。

また、「類似条項」の提案機能によって、過去に法務部門で精査した実践的な条項を簡単に活用できる点も非常に便利だと感じました。この機能を使うことで、長年の経験を積んでいない担当者でも、ナレッジを活用して迅速かつ高品質な契約チェックができるようになります。そういう意味では、現在の法務パーソンは、契約書チェックスキルの修得だけで満足することなく、より価値の高い非定型業務のスキルを求められていると感じています。

今後、LAWGUEに期待していることがあれば教えてください。

牧本様：現在開発中とお聞きしている「自社基準に基づくAIによる契約書チェック」機能※に期待しています。この機能が実現すれば、自社の契約基準に即したチェックがAIによって自動化されるため、さらに業務の効率化が進むと考えています。法務部門だけでなく、その他の部署でも契約チェック業務がさらにスムーズに進められるようになると嬉しいですね。

※「自社基準に基づくAIによる契約書チェック」機能：ナレッジAIレビュー機能としてすでに実装いたしました。
⾃社の特殊性を反映できる「ナレッジAIレビュー機能」のオープンβ版を提供開始　-追加料⾦不要で標準搭載機能として提供-
ナレッジAIレビュー機能のデモはこちら