顧問先4倍増にも対応！ LAWGUEが変えた1人法律事務所の働き方 - 契約書作成のスピードと品質を両立

ここ近年、LAWGUEが法律事務所の業務効率化に大きな変革をもたらしています。静岡県に拠点を置く尽心法律特許事務所の堀尾純矢弁護士は、LAWGUEの導入により契約書作成のスピードと品質が大幅に向上したと語ります。特に中小企業やベンチャー企業の支援に力を入れる同事務所では、多種多様な契約書を効率的に作成・管理することが求められていました。LAWGUEの特徴である類似ドキュメント検索や類似条項検索機能が、この課題解決に大きく貢献。さらに、条項単位での管理や柔軟な検索機能により、過去の文書の有効活用も可能になりました。本記事では、LAWGUEがどのように法務業務を変革し、より質の高いサービス提供を可能にしたのかを探っていきます。

増加する顧問先に対応するため業務効率化は必至だった

貴所の概要や特徴についてお聞かせください。

当事務所は静岡県を中心に活動する地方の法律事務所です。個人のお客さまもいらっしゃいますが、比較的地方の中小企業のお客さまが多いのが特徴です。現在、静岡県内を中心に約30社の顧問契約があり、契約書の作成やチェックなどを行っています。実は、2020年の独立当初は7〜8社程度だったのですが、ここ数年で顧問先が3〜4倍に増加しました。私1人で運営していますが、1人事務所としては企業案件が多いほうだと思います。

LAWGUE導入前にはどのような課題を抱えられていましたか。

顧問先が増加したことで、契約書関連の業務が増え、従来の方法では対応しきれなくなってきていたことが課題でした。たとえば、過去に作成した類似の契約書を探すのに時間がかかったり、条文番号の修正を手動で行う必要があったりと、作業効率の面で限界を感じていました。

また、ベンチャー企業の支援案件が増えてきたことも課題の1つでした。ベンチャー企業の場合、M&Aや共同開発、資金調達など、複雑な契約が必要になることが多く、それぞれに適した契約書を効率的に作成する必要がありました。

契約書だけでなく裁判文書にも　"一石二鳥"を狙いLAWGUE導入を決意

そのような課題を背景に、LAWGUEを導入されたわけですね。導入のきっかけを教えてください。

LAWGUEの導入のきっかけは、取引のある法令出版会社さんからのご紹介でした。当時、AIを使った契約書レビューサービスが各社から出てきているなかで、LAWGUEはWordの代替になるようなサービスであることが他のサービスにはない特徴なのではという話をお聞きしました。

私自身、日々の裁判所提出文書の作成にも応用できないかという期待もありました。いわゆる一般的な町弁（マチ弁）の場合、契約書をチェックするだけのサービスでは、利用する機会はそこまで多くないように感じたんです。一方、LAWGUEであれば、契約書のチェックだけでなく裁判文書にも応用できるのではと考えました。

LAWGUEの最大の特徴は、「文書の内容をバラす」という考え方にあります。つまり、従来のように文書全体で管理するのではなく、文書のなかの各ブロックを個別に管理する。たとえば、同じ業務委託契約書でも、条文の順番が違ったり、ある契約書では1条に入っている内容が別の契約書では2条に分かれていたりすることがあります。それをバラして似たようなものを探せるという考え方は素晴らしいと思いましたね。

そして、この考え方はすべての文書に適用できます。LAWGUEをもっと幅広い業務で利用できないだろうかと、一石二鳥を狙ったわけです。

類似ドキュメント検索と類似条項検索をフル活用！ 文書管理も便利に

実際にLAWGUEをどのように活用されていますか。

主に企業向けの契約書作成で活用しています。M&A契約、共同開発契約、システム保守契約、秘密保持契約、フランチャイズ契約など、多種多様な契約書を扱っています。

LAWGUEでは類似ドキュメント検索と類似条項検索を頻繁に活用しています。たとえば、契約期間の条項を変更したいときや、損害賠償条項をより有利にしたいときなどに、過去の類似条項を検索して参考にしています。

また、文書管理の面でも工夫しています。日付順に文書を管理するため、ドキュメントの冒頭に必ず日付を入れるようにしています。たとえば「240919_PR業務委託契約書」というような形式です。LAWGUEに読み込ませた日が同じだと更新日がすべてその日になってしまうので、名前で定義しておくことによって、昔作った文書のほうが後ろのほうにソートされるようにしています。これにより、最新の文書を見つけやすくなりました。

さらに、タグ機能を使ってお客さまの名前でタグ付けも行っています。これにより、特定の顧客に関連する文書をすぐに見つけることができます。

実際に毎日とまではいきませんが、2日に1回くらいはLAWGUEを使って契約書の作成や修正を行っています。

導入当初に苦労した点はありますか。

類似条項検索や類似ドキュメント検索、条項の自動生成など、Wordにない機能に慣れるのには時間がかかりました。

ただ、使いながら慣れていくのが一番良いと思います。スマートフォンの使い方と同じで、困ったときに調べればよいという感覚です。

Wordと比べて、どのような違いがありますか。

LAWGUEはすでに作成した文書を修正する際に非常に有用です。私の場合、最初の雛形はWordで作成し、その後の修正や調整にLAWGUEを使うという使い分けをしています。たとえば、印刷時の見栄えを重視する場合はWordを使い、文章の内容を効率的に編集する場合はLAWGUEを使うという具合です。

また、LAWGUEの強みは、過去に自分が書いた文書をベースに作業できる点です。他のサービスでは一般的な雛形しか提供されませんが、LAWGUEでは自分の文体や過去の工夫を活かせるのが大きな利点だと感じています。

契約書を探す時間が1時間から5分程度にまで短縮

LAWGUEの導入効果について教えてください。具体的にどのように業務効率が上がりましたか？

導入効果は非常に大きいですね。何よりも、契約書作成・修正のスピードが格段に上がりました。たとえば、以前は参考にしたい過去の契約書を探すのに1時間くらいかかることもありましたが、今は5分程度で見つけられます。

従来のようにWordのみを使用していたときは、PCの検索機能を使って文書内のテキストを検索し、該当する文書をすべて開いて探すこともありました。また、雛形を書籍から取ってきている場合は、元の紙の書籍を読み返して探すこともありました。このプロセスでは、作成中の文書から離れる時間が増えてしまいます。フォルダに飛んだり、書籍を見に行ったりと、作業場所を移動して情報を探す必要がありました。

一方、LAWGUEでは、これらの情報がすべてエディター上に集約されています。必要な情報や類似文書、類似条項をエディター上で直接検索し、すぐに利用できます。これにより、文書作成の流れを中断することなく、効率的に作業を進められるようになりました。

また、手動でやっていた条文番号の修正作業が自動化されたことで、スピードアップだけでなく品質向上にもつながっています。

サポート体制についてはいかがでしょうか。

サポート体制には非常に満足しています。以前、ある機能の使い方がわからなくて質問したとき、ヘルプサイトを確認したのですが、詳細な情報が見つからなかったので、チャットで質問しました。すると、担当者の方が具体的な操作手順をオンライン上で丁寧に説明してくれました。専門的な理解を持ってサポートしていただけるので、非常にありがたいですね。

最後に、どのような方にLAWGUEをおすすめしたいですか。

私のように顧問先が増えてきた弁護士の方にはおすすめです。契約書関連の業務が増えてきて、従来の方法では対応しきれなくなってきた方にとって、LAWGUEは非常に有効なツールになると思います。特に、多様な業種の顧問先を持つ弁護士にとっては、LAWGUEの類似文書検索機能が非常に役立つでしょう。