合併後に発生した社内規程の管理にLAWGUEを活用！関連会社の規程や雛形との比較、体裁修正を圧倒的に簡略化

2021年4月、静岡鉄道グループのトヨタカーディーラー3社が合併し、新車・中古車62店舗を展開する静岡県下最大規模のモビリティ会社としてトヨタユナイテッド静岡株式会社は設立されました。オートキャンプ場「朝霧Camp Base そらいろ」を運営するなど、従来の自動車販売の枠を超えた事業も展開しています。

同社においては、合併により社内規程作成・修正業務が煩雑化し、業務効率化の必要性が高まっていました。LAWGUEの導入によってそれらの業務をどう効率化できたのか、同社総務部の塚本様に伺いました。

合併や法改正により社内規程の管理・修正業務が煩雑化

現在所属されている総務部で、どのような業務を担当しているのか教えてください。

社内規程の作成・修正のほか、電子帳簿保存法への対応・運用、取締役会・株主総会対応、オフィスの働き方に関すること、社員の制服管理など、他部署に属さないあらゆる業務に対応しています。

社内規程はどのようなフローで作成・修正されていますか。

規程を作成・修正し新旧対照表をつくって稟議に上げるところまでは人事や事業部など各管掌部門が担当します。もちろん、総務が管理する規程であれば、総務部で作成・改訂作業から行います。その後、上長、担当取締役でのチェックが入ります。

LAWGUEの導入前、社内規程作成業務においてどのような課題を抱えられていましたか。

私は2022年6月から人事部で給与規程や退職規程など、人事関連規程の修正作業を行っていました。規程は合併前の3社がそれぞれ別に定めていた制度を融合させたものなので、実際に運用していくうえで上手くいかない部分もあり、社労士によるリーガルチェックを受けながら半年以上かけて修正を進めていました。

その間にも組織変更があり、規程の管轄部署が変更になると文言の修正も必要になります。育児・介護休業法の改正対応にも取り組まなければならなかったため、多くの工数のかかる作業が求められている状況でした。

2023年4月に総務部へ異動してからは、総務部管轄の規程について、法改正に対応できていないところや運用に問題がある部分の改定作業を進めてきました。

特に面倒だと感じられていたのはどのような作業でしたか。

第1稿、第2稿などのバージョン管理をしながら変更履歴を残していく作業です。また、新旧対照表の作成は、古い規程と新しい規程をWordに貼りつけて、変更点に印をつけていくという流れで進めていたので時間がかかっていました。

さらに、規程作成においては「および」「または」をひらがなで表記、条番号の位置、項番号の位置など、社内で細則が決められています。以前は、作成担当者が目視で確認していたので、表記統一の漏れがあった場合に稟議申請を差し戻されることもありました。

重要度・緊急度の高い会社の課題を解決できるソフトとしてLAWGUEを導入

最初にLAWGUEのデモンストレーションを見たときの印象はいかがでしたか。

これは自分が感じていた課題にはマッチしそうだなという印象でした。一気に規程を改訂していたときにこればあれば……と思いましたね。

話を聞いてさっそくトライアルで少し触ってみたところ、規程の管理をLAWGUE内でできたら便利になるイメージが湧きました。正直、トライアルが多忙な時期に重なってしまいあまり利用を進められなかったのですが、はやく使いこなしたいと思っていました。

LAWGUEの導入にあたり、社内承認で苦労した点などはありましたか。

当社は設立からまだ3年もたっていない会社で、ガバナンスの強化に向けて適切な規程管理に対応していかなければならないという課題感は、社内で一致していました。社内規程って、個々の社員はあまり読み込む機会がないのが実情かと思いますが、会社経営や内部統制という観点では非常に重要な、いわば「よりどころ」なんですよね。

したがって、LAWGUEは重要度・緊急度の高い会社の課題を解決できると説明し、その有用性を理解してもらいました。

「もっとはやくLAWGUEを導入していればよかった」

現在どのようにLAWGUEを活用されていますか？

まず改訂が必要な規程ごとにプロジェクト（※LAWGUE内のフォルダのようなもの）を作成し、そのなかに当社規程や関連会社である静岡鉄道株式会社の規程、法令出版社の雛形を入れ、それぞれを比較しながら改訂箇所を確認し、編集作業を進めています。

参考にしたい文書との比較がしやすくなったので、見比べながら言い回しを調整して直したりできて便利です。

実際にLAWGUEを利用してみて、便利だと思われている点があれば教えてください。

新旧対照表の自動生成は非常に便利ですね。社内のフォーマットの関係で、ワンクリックでというわけにはいきませんが、それでもかなり便利になりました。

また、LAWGUE内に変更履歴を残せるため、「第○稿」などとWordのファイル名で管理する必要がなくなりました。条番号の自動採番や細則にあわせた表記統一も数クリックでできるようになり、助かっています。

人事部に所属していた際には、給与規程や育児・介護規程などの抜本的な見直しが必要で、新旧対照表の作成や表記ゆれの修正などにもかなりの時間を費やしたので、もっとはやくLAWGUEを導入していればよかったと感じています。

体裁の不備による差し戻しの手間がなくなった

LAWGUE導入による業務改善効果はどのように感じられていますか。

特に新旧対照表の作成は、何時間もかかっていたのが今は10分もあれば完了します。表記ゆれの統一やインデント設定も簡単に一括で操作できるので、作業時間は確実に減っています。

また、時間短縮につながったのはもちろんですが、表記統一のヌケモレがなくなるなどアウトプットの品質が向上したことが一番のメリットだと感じています。「または」「および」などの表記ゆれは規程内に多く潜んでいます。表記ゆれなどの体裁的な部分が原因で稟議の再申請が必要になると、作成担当者だけでなく、上長や担当役員の確認工数も増えてしまいます。それがLAWGUEによってほぼなくなったことは大きな効果です。

LAWGUEのサポート体制はどのように評価されていますか。

トライアルの段階から定期的にオンラインでのサポートを実施していただいており、とても頼もしかったです。本導入後も、おおむね毎月サポート面談があり、最新機能の案内や、困りごとのヒアリングからアドバイスまでいただいてきました。

LAWGUEをどのような方におすすめしたいですか。

公式な文書を作成する部署や、契約書や規程を管轄する部署の方です。LAWGUEを活用して作成・管理することで、より正確な文書を作成しやすくなりますし、変更時の修正作業なども非常に楽になると思います。

今後LAWGUEで取り組んでいきたいことはありますか。

プレスリリースや株主総会の議事録に活用しているというLAWGUEの活用事例を見たので、当社でも試してみたいと思っています。LAWGUEは色々な文書作成に使えるので、理想的には社内の全員が使えるようになるといいですね。