多忙になりがちな少数精鋭の法務組織がLAWGUEで業務を効率化！リリース時から活用する企業が魅力を感じるポイント

AIを搭載したデジタル学習教材「すらら」の企画開発･販売を手掛ける株式会社すららネット。全国の学校や塾だけでなく、発達障がい、不登校、経済的困窮世帯を含む児童生徒に学習の機会を提供するなど、日本の教育課題の解決を目指しています。2013年に海外進出、2017年には東証マザーズ（現：東証グロース）市場に上場するなど成長を続けています。
同社は、リリース間もない時期からLAWGUEを活用して法務業務の効率化を進めてきました。今回は、代表取締役社長 湯野川様、経営管理グループ法務担当のマネージャー宮澤様、遠山様に、LAWGUEの魅力や役に立つ機能などについて伺いました。

少数精鋭組織が広範囲をカバーするうえで業務効率化は必須

貴社の事業内容や現在注力されている領域について教えてください。

湯野川様：ほとんどの大手教育企業は、どちらかというと学力の高い子どもにフォーカスし、学校教育を補完するようなサービスをつくっています。一方当社としては、学校に行っていなくとも使える、一から学習内容を理解できるという点にこだわってサービスを開発しており、不登校や発達障がいをお持ちの子どもたち、少年院にいる子どもたちなどにも利用していただいています。2022年度の小・中学校における不登校児童生徒数が約30万人といわれるなか、当社の社会的使命はますます大きくなっていると考えています。

近年では、国内だけでなく海外展開、特に途上国へのサービス導入にも力を入れています。たとえばスリランカの子どもたちに向けて教材を提供することで、経済危機による学習損失の回復を支援する取り組みなども行っています。

LAEGUEを知ったきっかけを教えてください。

湯野川様：LAWGUE提供元であるFRAIMの副社長と元々知り合いで、2020年にできたばかりのリーガルテックとしてLAWGUEをご紹介いただきました。LAWGUEによる業務効率化はもちろん、当時はその要素技術である文章処理の仕組みにも関心を持っており、当社のサービスに利用できないかというご相談もしていました。

具体的にLAWGUEのどのような点に魅力を感じましたか。

湯野川様：まだ当社に法務専任者がいなかった頃、私自身も契約書チェックなどの法務業務を担っていたことがあり、LAWGUEは非常に役に立つツールではないかとピンときました。私たち自身もベンチャー企業であり、同じ境遇の企業を応援したいという思いもあったため、LAWGUEの世界観に共感してすぐに導入を決めました。

当社は、少人数でマルチタスクをこなす少数精鋭の組織です。これは、業務領域の周辺部まで広範囲に担当することで大きく成長できるという考えがベースにあります。ただこの場合、当然のことながらあれもこれもやる必要があり、業務負荷は大きくなりやすいです。
法務に関していえば、契約書作成だけでなく、知財管理やトラブル対応など、あらゆる業務をカバーする必要があります。また、当社のように、塾や学校、放課後等デイサービス、個人向けなどマルチチャネルでサービスを展開していると、多種多様な契約書を扱う必要もあります。LAWGUEは、こうした煩雑かつ多忙な法務業務を効率化してくれそうな印象を受けました。

現場としてはLAWGUE導入前にはどのような課題がありましたか。

宮澤様：学校や塾などは基本的に4月からスタートするため、繁忙期がある程度決まっています。短期決戦で効率的に契約業務を処理するために、ツールの導入は不可欠だと感じていました。

すららを導入される学校や塾などとはどのような契約を結ぶのでしょうか。

宮澤様：大きく分けて申込書とサービス利用許諾契約書の2つがあります。申込書はお客さまによって内容が変わるので、それをWordファイルでやり取りして固まったら、最終的に利用許諾契約書と合わせて締結します。

他にはどのような契約書を扱うことが多いですか。

遠山様：最近では業務委託契約なども増えてきています。また自治体と契約を結ぶ際には先方の雛形を利用するケースが多く、さまざまなパターンの契約があります。たとえば、サービスに関する部分については利用規約を添付したり、覚書を締結したりするケースもあります。

契約のパターンが多いと作成やチェックも大変そうですね。

遠山様：そうですね。一般的な雛形やチェック観点でレビューするのが難しく、自社の過去契約書を参照することも多いです。ですが、類似契約をその都度検索してWordファイルを開いて比較して……という作業は非常に面倒です。 また、自治体との契約では、先方の要望にあわせた形で利用規約を組み込む必要があり、当社のサービス利用許諾契約書の雛形から必要な箇所をその都度抜き出して利用するなどの作業も生じます。

Wordによる煩雑な作業を大幅に効率化できそうな点が導入の決め手に

LAWGUEをはじめて触ったときの印象はいかがでしたか

宮澤様：一発で表記ゆれなどの校正ができたり、書式をきれいに整えたりできる点は非常によかったです。これらの作業は、Wordの操作に慣れている方であれば簡単にできるのかもしれませんが、私のように慣れていない人間からすると非常に手間がかかってしまうので、LAWGUEによって効率化できると感じました。

遠山様：私が入社したタイミングではすでにLAWGUEは導入済みでしたが、バージョン管理がしやすくなったことはありがたかったです。Wordで修正のやり取りをしていると、最新版や最終版がどれなのかがわかりづらくなります。ファイル名に日付などを入れて管理しようとしても人によって名前の付け方が異なるため、特に社外の方とやり取りしていると管理が煩雑になってしまいます。LAWGUEを使えば、こうしたWordの不便さが解消できると思いました。

宮澤様：従来は、お客さまにレビューいただいた後のファイルがPDFで送られてきたり、当社雛形での設定が崩れた状態のWordファイルが戻ってきたりすることもあり、それらをもとの設定に戻すことも大変でした。LAWGUEを使えば、PDFもLAWGUEに取り込んでしまえば編集できますし、体裁も一括で修正できるため、この作業が非常に楽になります。
また、修正履歴が残っていない状態で返送されてきた場合にも、LAWGUEの文書比較機能を使えばあっという間に変更された部分がわかるようになります。この機能も導入の決め手となりました。導入後はまず、文書比較機能の利用から始めて操作に慣れていきました。

適切な人に適切なコメントをスムーズに届けられるように

現状の契約レビューのフローについて教えてください。

宮澤様：まず、1次チェック者がLAWGUEを使って雛形契約書から個社別に契約書を作成してコメントを付け、もう一方の担当者で2次チェックとコメント付記を行っています。その後、依頼者にWordで契約書を提供します。返送されたファイルはLAWGUEに取り込み、修正・コメント追加を行い、最終契約書の作成まで対応していきます。

お気に入りのLAWGUEの機能があれば教えてください。

宮澤様：個人的に気に入っているのは、LAWGUE内で付けたコメントをWordに出力するかどうか選べる機能です。導入前は社内向けのコメントが残ったまま社外に送られていることもありましたが、LAWGUEでは、備忘録としてコメントした場合や遠山とのやり取りに使う場合など、社外や営業部に共有したくないコメントをチェックで取捨選択できるため便利です。

遠山様：法務部門内でのコメントのやり取りもしやすく便利ですね。Wordでやり取りしていると、その度にファイルのバージョン管理が必要になりますが、LAWGUEを使えばシンプルに行うことができます。

リリース当初からLAWGUEを長く使っていただいています。機能のアップデートなどで導入当初から使い方が変化した点などがあれば教えてください。

宮澤様：フォーマットやレイアウトを細かく指定できるようになったこと、罫線・表・画像データを挿入できるようになったことで、より効率化につながりました。こちらの要望を聞いて、どんどん機能改善していただけるので助かっています。

業務効率化に大きく貢献する文書検索のUI/UX

LAWGUEの活用効果をどのように感じられていますか。

宮澤様：Wordだけで作業していたころよりも確実に効率が上がっている実感があります。特に時短になっているのは、文書校正の作業です。過去の契約書を流用したりお客さまが追記されたりした場合には、表記が統一されているかどうか検索して調べる必要がありますが、LAWGUEは表記ゆれのアラートが一覧で表示されるので、それを反映していくだけですみます。

また、先方から返送されたPDFの修正に1時間程度かかったこともありますが、LAWGUEであればフォーマットの修正や無駄な空白のチェックなども一瞬でできるので、圧倒的に早く対応できます。

遠山様：文書検索の使い勝手の良さも効率化につながっています。私は自分だけのプロジェクト（LAWGUE内での「フォルダ」のこと）を作成し、学校との契約、塾との契約、業務委託、など、自分にとって管理しやすいカテゴリに分けて、LAWGUE上に過去契約書のデータベースを作っています。そうすると、作成中のものと類似度が高い順に表示されますし、思い通りのものが出てこなければフィルタをかけながらも探せる。必要に応じてすぐに欲しいファイルを確認できます。

Wordで管理をしていると、参考にしたい契約が見つかるまでファイルを開いたり閉じたりして探すという繰り返し作業が必要になります。たとえば、契約時期や期限、自動更新の有無などは、記憶を頼りに探さなければなりません。LAWGUEであれば、類似契約が一瞬で見つかるので、圧倒的に簡単に必要な情報に辿り着けると感じています。

LAWGUEのサポートに関してはいかがですか。

宮澤様：「LAWGUEでこんなことを実現したいのですが、どんな使い方をしたらいいですか」といった質問にもすぐに良さそうな使い方などを提案していただけている実感があります。バージョンアップの連絡も頻繁にいただきますし、どんどん便利になっていきます。こうした姿勢は、当社サービスでも見習いたいと考えています。

今後、LAWGUEに期待することがあればお聞かせください。

宮澤様：正直言うと、現状でも非常に満足しています。ただ今後、当社のお客さまがさらに増加することを考えると、契約書作成にあたって付加情報や雛形が利用できるオプションの導入や、新サービスの導入なども考えていく必要があると思っています。

LAWGUEはどのような方におすすめできる製品ですか？

湯野川様：当社のように少数精鋭の組織を志向していたり、少ない人数で効率的に業務をこなしていく必要のあるスタートアップ・ベンチャー企業には特に向いていると思います。

遠山様：ベンチャー・スタートアップではマルチタスクが求められ、手が回らない状況に陥りがちです。LAWGUEの良いところは、多様な機能があり、使い方次第でさまざまな作業が時短・便利になる点です。ベンチャー・スタートアップに限らず、多くのタスクを抱えている方が効率化を目指すうえでは、ぜひ利用されてみると良いと思います。

宮澤様：体裁の整ったきれいな契約書を作りたい人にもおすすめです。文書の体裁が整っていなかったりミスが多かったりすると、その会社の信頼度にも影響を与えます。LAWGUEできれいな文書を作成することで、会社としての信頼感向上にもつなげられると思います。