契約書＆規程でLAWGUEを活用！類似契約の検索やナレッジ蓄積で、業務効率化に加え新任者への情報共有もスムーズに

株式会社瑞光は、紙おむつを中心とした衛生用品製造機の開発・設計・製造を手がけるグローバルメーカーです。
グループガバナンス・コンプライアンス対応の強化が求められ、法務組織が拡大する同社。ナレッジを共有し業務品質を標準化して、さらなる向上を図っていくことが重要な課題となっていました。この解決策として導入されたのが、LAWGUEです。
LAWGUEの導入によって業務はどのように変化したのでしょうか。法務を担当する堀様に伺いました。

ナレッジが属人化し、新しいメンバーが配属されたときの情報共有に課題

法務の体制について教えてください。

知財グループと法務グループからなる知財法務部9名のうち、3名が法務グループに所属しています。法務グループ内でもコンプライアンスと法務で主担当が分かれていますが、人数が少ないため相互連携しながら業務を進めています。メンバーのうち1名は異動してきたばかりですが、海外子会社の管理などにも力を入れており、引き続き増員予定です。

契約書や社内規程の作成にLAWGUEを利用されているとのことですが、契約書はどのような類型のものを扱われることが多いですか。

数が多いのはNDAです。そのほか、業務委託契約、購買取引基本契約、労働者派遣契約、などの売買関連の契約なども多いです。また、共同開発契約などは、知財グループのメンバーにも相談しながら審査を進めていきます。海外企業との英文契約、覚書や解約通知のドラフティングをすることもあり、幅広い類型の契約を扱っています。

契約書・規程、その他文書作成関連の業務においてどのような課題を抱えていましたか。

文書の変更過程が見えにくく、ナレッジが属人化されていることが課題でした。
明らかに困っていたのは、新しいメンバーが配属されたときです。例えば、既存顧客との新たな売買契約が発生した際、そのお客様とのこれまでの契約を確認しようとしますよね。
ですがまとまった情報を用意しておらず、営業部との過去のメールのやり取りの履歴をまるごと転送し、遡って確認するといった形で情報を共有する必要がありました。こうした手間を削減してレビュープロセスの属人化を解消し、業務品質の標準化を目指したいと考えていました。

3社のサービスをトライアルし、条項ごとにコメントが残せるLAWGUEを採用

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

LAWGUEのことはインターネット検索で知り、導入検討時にはLAWGUEを含め3社のサービスをトライアルしました。
どのサービスもコンセプトが異なるため使い分ける方針も考えましたが、予算的に複数サービスを導入することは難しく、どれか1つとなるとLAWGUEが最も当社にフィットしていたため、導入を決めました。

フィットしていると思われたのは、具体的にどのような点だったのでしょうか。

条項ごとにコメントが残せるというのが一番気に入ったポイントです。契約審査や規程の改訂時には、変更理由など残しておきたいコメントがいろいろと生じるので、それを条項ごとにピンポイントで書き込めるのはとてもありがたい機能だと思いました。
それらの条項を別の契約書で再利用したり参照したりするときも、変更理由などの背景をコメントでピンポイントで確認できるのも便利そうでした。
さらに、AIによる類似文書や条項のサジェスト機能、利用価格などもポイントでした。

表記ゆれの修正機能、新旧対照表の作成機能で煩わしい作業を効率化

現在どのようにLAWGUEを活用されていますか？

契約書の審査や、社内規程の改訂作業などでLAWGUEを使用しています。

社内規程の改訂作業では、どのようにしてナレッジを残していくのでしょうか。

例えば、直近では出張旅費の規程を改訂しましたが、どのような趣旨で条項を削除・変更したのかをLAWGUEのコメント機能で書き込んでいきました。「実務運用に即して変更しました」などと理由をコメントに残しておくだけで、なぜ変更したのかが明確になります。
LAWGUEは、規程の改訂が積み重なっていっても蓄積されたコメントが見やすく表示されるので、「なぜこの規程は前回変更されたんだっけ？」と忘れてしまった時もスムーズに確認できます。

契約審査はLAWGUEを使ってどのように進められていますか。

基本的にほとんどの契約書をLAWGUEにアップロードするようにしています。取引先ごとにプロジェクト（LAWGUE内におけるフォルダのようなもの）を作成して管理しています。
当社の雛型をベースに修正していくスタイル、先方の雛型をベースに修正するスタイルのいずれにしても、よく修正をリクエストされる箇所は決まっています。そういった箇所は、LAWGUEの類似条項検索を使って過去契約書の条項を参考にしながら対応しています。また、簡単なところだと「管轄」などは当社の決まりがあるので、普段どのような言い回しにしているのかを類似条項検索で探して修正していきます。

また、顧問弁護士にもLAWGUEのアカウントを付与しているため、コメント・メンション機能を活用してLAWGUE上でレビューを依頼することもあります。

特に気に入っている機能があれば教えてください。

表記ゆれの修正機能は素晴らしいと思います。LAWGUEは3年ほど利用していますが、アップデートによって修正候補がリスト化されワンクリックで直せるようになり、より使いやすくなっています。

また、新旧対照表を出力できるのは本当に助かっています。特に、社内規程は改訂のたびに新旧対照表を作成してイントラネットに掲載しています。以前は手作業で行っていたため、非常に時間と手間がかかっていました。

1〜2日悩んでいた作業が、社内ナレッジの活用で1〜2時間で済むように

LAWGUEを導入した効果をどのように感じられていますか。

特にゼロからドラフティングを行う際は、導入前より作成スピードが速くなったと感じています。
例えば、業務委託契約書をゼロから作成してほしいという依頼を受けた場合、LAWGUEの類似条項や類似ドキュメント機能を使って当社がこれまで作成してきた業務委託契約書の内容と比較しながら組み立てていけるので、書籍や参考資料、過去の契約書を探す手間が省けています。情報を「検索する」仕事から、LAWGUEが推薦してくれる情報を「選択する」仕事に変わった感覚があります。

例えば業務委託契約のドラフティングだと、LAWGUEの導入前と比べてどのくらい効率化できましたか。

極端なケースですと、以前はドラフトの作成に1〜2日ほどかかることもありました。それが、1〜2時間程度で済むようになったというイメージです。

社内規程の作成についてはいかがでしょうか。

表記ゆれの確認や新旧対照表の自動生成に加え、条番号の自動補正機能なども業務効率化に役立っています。
条項を削除すると条番号がずれてしまうため、例えば以降に30条あったとして、一つずつ手作業で番号を修正していくのは非常に大変でした。LAWGUEであれば、条項を削除した瞬間に条番号が自動で更新されるので、そうした手間が削減できましたし、なによりミスがなくなるという安心感が得られました。

LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思われますか。

契約書や社内規程に限らず、取締役会や経営会議の資料など一定の形式を整える必要がある文書など、Wordでさまざまな文書作成を行われている方にはぜひ使ってみていただきたいです。