15分かけて見つからなかった過去文書を数秒で発見、新旧対照表は自動生成。契約書審査も規程改訂も大幅に効率化

グローバルに展開する自動車内装品メーカー、テイ・エス テック株式会社。

100年に1度の変革期にある自動車業界において一層の成長を遂げていくため、従来とは異なるさまざまな取り組みへ積極的にチャレンジしています。それに伴い、契約書の審査・締結件数は飛躍的に増加。一方で、管理部門の人員増強は容易ではなく、少数精鋭で幅広い業務を分掌しているため、契約書審査にかかる時間の短縮は重要な課題となっていました。
また、不定期ではあるものの規程改訂を行う際、表記ゆれの検知や修正の手間が多いことも、限られたリソースを圧迫する一因となっていました。

他社のAIツールを既に導入済みである中、なぜLAWGUEを導入したのか、社内決裁をどのように通したのかも含め、課題解決方法や成果について総務部法務課法務係の伊藤哲弥様にお話を伺いました。

　　

契約審査件数が増加し、業務の質を下げずに時間を短縮する必要性が高まっていた

御社の事業内容について教えてください。

四輪車・二輪車のシートをメインに、自動車部品の製造販売を行うメーカーとして世界13カ国に拠点を持ち、グローバルに事業を展開しています。

大変革期のさなかにある自動車業界で勝ち残っていくため、「シート」という従来の事業ドメインの枠を超え、車室内空間全体のコーディネートを手がけられる企業となるべく、新たな取り組みに挑戦しています。

伊藤様の所属部署と業務内容を教えてください。

私は法務課に所属しています。法務課は総務部内の一課として位置付けられており、比較的幅広い業務を担当しています。株主総会の事務局、契約書審査、規程管理、コンプライアンス研修や社内の決裁関係の手続きなどを所管しています。

契約書、文書作成関連の業務においてどのような課題を感じていましたか？

事業拡大や新領域への挑戦が積極的に行われる中で、契約書の審査・締結件数は年々増加しています。

例えば他社と共同で新しい製品開発に取り組むとなれば、検討段階で締結する秘密保持契約書に始まり、進捗によって段階的に共同開発契約、業務委託開発契約、量産化するステップとなれば取引基本契約、売買契約、派遣契約などに広がっていきますから、契約件数が増加するのは必至です。

一方で、弊社では契約法務に特化した体制はとっていませんので、他の業務もある中で契約書審査に対応しています。以前から審査業務の効率化のために他社のAI契約書レビューツールを導入していますが、業務が増加する中、さらなる効率化が必須だと感じていました。

特に効率化したい、時間がかかっていた業務はどのようなものでしたか。

特に時間がかかっていた業務としては、過去の類似契約の検索や、契約書をやり取りする中での自社案と相手方案の差分比較です。

また、規程改訂にかかる表記ゆれの検知、修正、文言の統一などにも時間がかかっていました。

いずれも、ひとつひとつ目視で確認するという人海戦術でしたので、時間がかかるのはもちろんのこと、正確性にも不安が残るところでした。

検索スピードと修正作業の効率向上がカギ！増加する業務の対応に必須であると考えて導入

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

 LAWGUEは、様々なセミナーや購読しているメルマガ等で何度か目にしていました。

当時のLAWGUEに対する認識は、他社製品と大差ない数あるAI契約書レビューツールの1つ、というものでした。

そんな中、会社として規程内で用いられる文言の統一に問題意識を持ち始めたタイミングで、「規程文言の統一に使える」といった内容がLAWGUEのメルマガにあったことを思い出し、デモを見せてもらうことにしました。

LAWGUE導入の決め手となったポイントはなんですか？

デモを見て、話を聞いたところ、AIで契約書を審査するツールとはコンセプトが全く異なり、AIを実装した自社文書のデータベースを構築可能なシステムだということが分かり、「これはすごい！」と思いました。

また、文書をLAWGUE上で編集できるエディタ機能についても、課題の1つとして考えていた表記ゆれの検知、修正、文言統一等がすぐにできるところに大きな魅力を感じました。

LAWGUEトライアルをどのように活用されたか教えてください。

弊社は製造業のため、社内文化として効果を数字で表すことが重視されています。

ですので、社内で説明することを予め想定して、効果を数値化することを意識してトライアルを進めました。

最初は、規程改訂時の時間短縮効果を数値化しようと試みたのですが、業務の発生頻度や量のばらつきが大きく数値化が困難でした。そこで、契約審査業務の効果検証に切り替えて計測することにして、過去の類似契約を検索する時間や相手方の修正事項の差分確認における時間短縮効果を定量化しました。

社内でLAWGUE導入を進めるにあたってどのようなプレゼンをしましたか？

弊社では既に他社のAI契約書レビューツールを導入済みで、そちらからの切り替えではなく追加導入だったこともあり、機能の違いや、LAWGUEを導入することで得られる効果について分かりやすく説明する必要がありました。

トライアルで時間短縮の効果を数値化したことに加え、直接目の前で新旧対照表が自動で作成されたり、表記ゆれが瞬時に検知、修正されたりするところを見せることでLAWGUEの有用性をアピールしました。

言葉での説明や最終形を見せるよりも、実際の操作画面を見せた方が導入効果の理解を得るうえで威力を発揮しました。

作業時間の短縮効果を計測。15分かけて見つからなかった過去文書が数秒で見つかったケースも

トライアル時に計測した効果について教えてください。

過去の類似契約を探す時間と、相手方の修正事項の差分確認における時間をいかに短縮できるのか計測しました。

まず、過去の類似契約の検索時間をLAWGUE未使用時と使用時にわけて検証しました。締結済みの契約書データを保存する際には一定のルールを設けているものの、いざ目当てのデータを探そうとすると、ある程度慣れた人間と、新人とでは大きな差が出ます。そこで、同じ条件下で新人とベテランで過去データを探してみました。その結果は、以下のようになりました。

文書検索にかかる時間の比較：

• ベテラン：5分
• 新人：15分探して見つからず、断念
• LAWGUE：数秒〜数分

新人が不慣れで検索に時間がかかるのは当たり前ですし、何回も繰り返せばいずれベテランと同じ時間で探せるようになるのはわかっていますが、そのスキルの習得に1年かけるというのは効率的とは言いがたいです。そこをLAWGUEで補完できるのは大きなメリットがあると考えます。

また、こちらが相手方に渡した契約書と相手方から返ってきた修正済契約書との差分確認については、およそ半分の時間でできるようになったという検証結果でした。

この結果を時間短縮だけでなく賃率と掛け合わせることで、LAWGUEのコスパの良さをアピールできたことは大きかったと思います。

その他に感じている効果にはどのようなものがありますか？

規程管理や文書作成に関する業務において、文書をアップロードした瞬間に表記ゆれが分かり、修正や文言統一も一瞬でできるところが大きな魅力です。

また、版管理ができるので、差分比較が簡単にできて重宝しています。相手方が行った修正や、意図せず変わってしまった部分なども一目で分かり、実際に「これを見落としていたらまずかった」という発見をしたことも数回ありました。

LAWGUE導入前は、差分比較を目視で行っていました。「見落としはない」と断言できるまで丁寧に確認していたものの、一抹の不安が残っていたことは確かです。そういうところが、LAWGUEの差分比較機能を使用することで「絶対に大丈夫」と自信を持てるようになりましたし、業務品質も向上できていると感じています。

さらに、新旧対照表を自動で作成する機能も、思わぬ効果を感じているところです。規程改訂はもちろんのこと、契約書審査においても新旧対照表が添えられていると修正箇所がすぐに分かるので、他部署や取引先とのやり取りでも大変説明しやすく、添付すると喜ばれます。

他社のAI契約書レビューツールとLAWGUEの具体的な使い分け方法とは？

特に役に立っている、よく使われている機能はありますか？

規程改訂時の表記ゆれの検知、文言統一の機能がとても役に立っています。

主に契約書や規程改訂に活用していますが、社内文書を作成する際にも、LAWGUEにアップロードして、表記ゆれがないかをチェックするなど、広く活用しています。

また、こちらはよく使う機能というわけではないのですが、条番号の自動追従機能も非常に便利です。修正時に条項を足したり移動したりすることがありますが、これに伴って発生する、条文中で引用している条番号のずれの修正を見落としがちで、この部分を自動で補正してくれるのは助かっています。

また先ほどもお伝えしましたが、新旧対照表の自動生成機能も、大いに活用しています。

先に導入されていたAI契約書レビューツールとLAWGUEをどのように使い分けていますか？

AI契約書レビューツールは、「法的な正しさを見る」ためのものとして活用しています。特に、扱う頻度が低い契約についてはどうしても我々の知識が追いつかない部分もでてきます。このような場合に、最新の法令に基づいた雛形を利用できたり、AIによるレビューのアシストがあったりするのは非常に役立ちます。

一方で、LAWGUEは「自社の過去データを参考にする」ものとして活用しています。

ある程度定型化していて、内容は似ているけれど少し違う契約書などを検索し比較するのに大変便利です。

また、AI契約書レビューツールではたくさんアラートが出る場合であっても、同じ企業と過去に契約を結ぶ中で当時検討した結果「良し」とされているものについては、今回も良しとされるものもあるわけです。もちろん個別検討は必要ですが。

法的な観点だけではなく、相手方との関係性なども含めて、過去の履歴や「自社がそのときにどのように判断したのか」が重要になるものは、LAWGUEを利用するのが特に有効だと感じています。

LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思いますか？

契約書の審査業務に携わる方はもちろんのこと、通常の文書作成や文書管理をする方も広く活用できると思います。「LAWGUE＝契約書と規程」と考えてしまいがちですが、様々な文書に関する業務を効率化できる非常に優れたツールですので、文章に関する幅広い業務でおすすめしますね。

例えば業務マニュアルなども、契約書のように条単位にはなってないとしても、過去のものと差分を比較したり、表記ゆれがないかはチェックするわけで、LAWGUEを使えば少ない手間できれいに作れます。マニュアルを改訂する際の新旧対照表もすぐに出せます。

ですので、法務に限らず、文書を扱う様々な部署におすすめできると感じています。

「今後LAWGUEをこう活用していきたい」といった展望を教えてください。

リーガルテックツールを上手く活用して、業務の見える化に取り組んでいきたいです。具体的には、審査すべき契約書をAI契約書レビューツールとLAWGUEにかけ、AIレビューのアラート量やLAWGUEの過去データとの類似度などを確認。アラートが少なく参考になる過去契約書との類似度が高ければ「この契約書はリスクが低いから新人メンバーにお願いしてみよう」、その逆なら「こちらは経験豊富なメンバーが対応した方がいい」など、より適切な業務分配ができますよね。

まだ構想の段階ですが、こういった取り組みによって部署全体の業務効率化や新人の教育などが実現していければいいなと考えています。

また、ナレッジの共有や継承といった人材育成も重要だと思っています。ゆくゆくはLAWGUEにデータを蓄積していき、より過去の文書をナレッジとして活用できるようにしていき、人材育成へのツール活用も進めたいですね。