派遣契約の更新作業時間を3割削減！ 目視での差分チェックをLAWGUEで自動化

労働者派遣法に強い社労士事務所として、人事労務全般の課題解決を担うみなとみらい人事コンサルティング。顧問先の派遣会社からの依頼を受けて、定期的に派遣契約および関連書類の更新作業を行っています。派遣については、派遣契約のほか、派遣労働者一人一人のために作成しなければならない関連書類があり、人数や更新のタイミングによっては膨大な作業量になる月もあるといいます。こうした業務の負担をLAWGUEがどのように解消したのか、同所営業担当の泉様にお話を伺いました。

※お写真は事務所代表の泉 文美 様

変更内容を目視で確認。手間がかかるだけでなく抜け漏れのリスクも

現在の事務所の体制や特長について教えてください。

みなとみらい人事コンサルティングは、人事労務全般の課題解決を行っている社労士事務所です。私は主に営業を担当しています。また、４名の業務委託スタッフに事務作業をサポートしてもらっています。

当所の強みは、労働者派遣法に詳しい点にあります。派遣会社は、厚生労働省指定の派遣元責任者講習を必ず受講しなければならないのですが、代表がその講習の講師を務めており、最新の派遣法までカバーしています。20社を超える顧問先のうち、9割以上が派遣会社です。当初は数名から数十名程度の中小企業がメインのお客様でしたが、ここ1年で数百名規模の会社も増えてきました。

どのような業務にLAWGUEを活用されているのでしょうか。

9割は派遣契約および関連書類の更新業務に活用しています。残りの1割は、36協定をはじめとする労使協定などの文書更新作業です。
派遣契約および関連書類は、1か月、3か月、半年といった定期的な更新が必要となり、当所では多い月で50人分ほどの更新作業が発生します。更新の際には1人あたり派遣契約および関連書類で5種類程度の書類を変更しなければならず、かなりの作業量になります。

契約書・文書作成関連業務においてどのような課題を抱えていましたか？

派遣契約は顧問先で文言や数字が変更されている場合があるので、更新のたびに必ず確認しなければなりません。ただ、Word上で一つひとつ見比べていくと時間がかかりますし抜け漏れのリスクが生じてしまいます。短い方だと1か月更新の場合もあり、その頻度で作業が発生します。また、顧問先から契約書が紙で送付されてきた場合、Wordに打ち直す作業が発生するケースもありました。

業務全般においてこうしたアナログな作業が蓄積しており、2年ほど前はプライベートの時間が全く取れないほど多忙で、業務の効率化は待ったなしの状況でした。

差分チェック機能が導入の決め手に

LAWGUE導入の決め手となったポイントを教えてください。

業務拡大の一環として経営コンサルティング事業を立ち上げ、お客様に対して業務効率の改善を提案できるツールを探していたところ、代理店の方からLAWGUEをご紹介いただきました。まずは事務所で利用してみて、使い勝手を自分たちで確認したいということで導入を決めました。機能としては、やはり文書の差分チェックをスムーズにできる点がポイントでしたね。

現在どのようにLAWGUEを活用されていますか？

以前は、派遣契約および関連書類一式の更新時にWord上で変更内容を目視で確認、修正して顧問先にお返していました。現在は、契約更新のたびに文書をLAWGUEに取り込み、差分比較をしています。新しいものはそのままLAWGUEに上書き保存して、また次の更新のタイミングで差分を見るという流れです。内容に修正がある場合は、LAWGUE上で修正作業まで行っています。

法改正への対応などにも利用されていますか。

もちろんです。各契約書が最新の法律に沿ったものになっているかを確認するために、他の契約書と比較するなどの使い方をすることもあります。

また、労働局による立ち入り調査への対応にもLAWGUEが役立っています。調査の結果、文言を修正するよう企業へ指導がされることがあります。その度に各顧問先の契約書にも反映しており、その際にもLAWGUEの差分比較機能は欠かせません。

導入決定後に所内で決められた運用ルールなどがあれば教えてください。

フォルダは顧問先ごとに分けており、最近はその中でも契約書の種類などをタグ付けで管理するようにしています。また、ステータスを更新して書類の進捗状況を可視化することもルール付けしました。契約書をLAWGUEに取り込んだらステータスを「レビュー中」に設定し、代表が確認したら「レビュー済み」へ変更しています。

業務全体の効率化を進めるなか、LAWGUEで3割程度の時間削減を実現

LAWGUEの導入効果をお聞かせください。

派遣契約の更新業務については差分比較に最も時間を費やしていたので、3割程度の時間削減にはつながったと思います。他の業務との兼ね合いもあり書類の取り込みがまだ十分にできていないのですが、LAWGUEへの蓄積が増えていけばより楽になると見込んでいます。

使い方にコツが必要だったり、サポートがほしいと感じた点があればお聞かせください。

ツール自体が直感的に扱えるものですし、LAWGUEのスタッフの方や代理店の方にサポートいただいたので困った点はありませんでした。

2年前に感じられていた業務全体の効率化という課題は解決されていますか。

はい。LAWGUEを導入したことで、事務所の業務の多くを占める派遣契約の更新作業にかかる時間が削減できたことに加え、電子申請システムやCRMツール等を導入し電子化を進めてきました。そして何よりも事務作業を担ってくれるメンバーを迎え入れたことによって、最も業務過多だった時期と比較して6〜7割程度まで時間削減を実現できています。現在はさらなる効率化を目指し、タスクの見える化を進めています。

派遣契約書をはじめWord書類を多く扱っている企業であればLAWGUEの活躍の場は大きい

貴所の展望についてお聞かせください。

社労士の資格をこれから取得しようとしている方、社労士になったものの営業の仕方がわからないという若手の方などを迎えて、後継者になる社労士を育てていきたいと考えています。派遣に強い社労士の数は、圧倒的に足りていません。ですので、当所でそういった社労士を育成して、全国で活躍していただけるようになると良いと思っています。

今後LAWGUEに期待することを教えてください。

社労士事務所として今後も活用させていただくことはもちろん、経営コンサルティング事業としても、代理店の方と協力させていただきながら、LAWGUEを広めていく活動をしていきたいと考えています。

当所で実際に活用してみて有益性の高さを感じたので、多くのWord書類を扱っている会社に対し、業務を効率化できるポイントを伝えていく予定です。また、この仕組みは社労士の起業サポートにも展開できるのではと思っています。「派遣に強い社労士になりたいのであればLAWGUEを活用してみては」というアドバイスを提供していけるといいですね。