LAWGUEで決算短信・開示文書の作成を効率化―法務業務以外でのご活用事例―

写真左：執行役員経理財務統括部長 林様、右：経理財務統括部 経理部 向井様

貴社の事業内容を教えてください。

弊社はスポーツ用品、主にフットウェア、アパレル、エクイップメントの開発、製造、販売を行っています。アシックスブランドの他、オニツカタイガーブランド等を、日本国内およびグローバルに展開しています。

財務・経理部の部員数、業務内容を教えてください。

財務部は12名、経理部は14名です。財務部では資金調達や為替管理の他、投資家へのIR活動を行い、経理部では決算、開示、計画立案といった業務を行っています。LAWGUEは特に決算短信の記述部分作成やその他開示文書の作成に利用しております

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

弊社では全社を挙げて業務効率化や長時間労働の是正に取り組んでおり、財務・経理部ももちろんその例外ではありません。その中で日本法務システム研究所より提案を受け、LAWGUEの存在を知りました。私たちの業務においても、その進め方や手法への見直しの必要性を感じるところがあったので、良いタイミングでした。

業務改善の必要性を感じていたのは、具体的にどういった課題でしょうか？

例えば決算短信の文章作成部分は従来、メンバーが各々Excelで作業していました。開示文書はその性質上、過去の書きぶりを踏襲したり、文例を活用することが多いのですが、各々Excelで作業することによって作業が属人化してしまったり、過去との比較を目視で確認していたり、そもそもその「過去に作成したあの言い回し」がどこにあるのかを探すところから時間がかかっていました。また、適時開示は該当する事案が生じたときに行うものなので、過去にあった事例を忘れてしまっていることも少なくありません。忘れてしまっているが故に、過去に是正したはずのものを、異なる言い回しで再度修正している非効率もあり、そういった部分での効率化を図るため、従来の業務のやり方を見直す必要性を感じていました。

LAWGUEのトライアル期間ではどのような点を評価されましたか？また、導入の決め手となったポイントを教えてください。

実務者の視点では、上記における開示文書の編集や内容確認を一つのシステム内でどのように行えるか、現状の業務をどう改善できるかをまず評価しました。また管理者の視点からは、文書毎に時系列で整理され、体系的に並べて保存されているのも分かりやすいと感じました。トライアルの結果、LAWGUE上のメンバー間で情報の「見える化」が図れ、今回私たちが抱えていた課題に対する直接的なソリューションであることが分かったため、導入を決めました。文書が条項毎、意味内容毎の段落といったパーツで整理されているので、検索時に目的の文例に辿り着きやすく再利用しやすい、ということも便利に感じました。

導入決定後、社内で運用ルールは決められましたか？（プロジェクトの立て方など）

一定程度決めてはいるものの、同時編集時の約束事や、履歴コメント（変更履歴のバージョンに対するメモ書き）を活用した回覧フローなど、細かな点については今後ルール化していくことで、LAWGUEの機能を最大限に活かすことができると思っています。

LAWGUE導入効果を、定量的・定性的観点からお聞かせください。

定量的な観点では、開示文書の作成がスピーディになりました。定性的な観点では、ナレッジの共有および一つのシステム内で文章が保全されていることへの安心感があります。担当者が異動・転勤等で入れ替わったとしても、文章作成過程のノウハウが残り続けることは大きな安心感に繋がっています。また、業務フローの「シンプル化」を図れたというのも定性的な効果の一つですね。従来の財務部での業務フローにおいては、Wordで作成した文書を印刷して上司に渡し、上司が確認後その修正版を別のフォルダに保存して、という複雑かつ非生産的なステップがあったのですが、LAWGUEを利用すれば、作成から修正、他メンバーとのやりとり、管理までをLAWGUE内で一括管理できるので、フローがシンプル化され、頭の中も整理されたように感じています。LAWGUEでの一元管理によって表現のブレも減らすことができ、質的な面でも一定の効果があったと思います。

LAWGUEの特に役立つ（気に入っている）機能を教えてください。

やはり従来のメンバー各々のExcel管理では出来なかった、更新の記録が残る（変更履歴のバージョン管理）という機能が役に立っています。また、システム上で文章を推敲する際に同僚や上司とコメントのやりとりができるのも良いと思います

業務効率の向上により、新しく取り組めるようになったことなどはありますか？

効率的に開示文書を作成し、投資家の方々への開示対応に一層力を入れられるようになったと感じています。投資家の方からも「充実した開示になった」というご評価の声も頂くことに繋がってきております。

今後LAWGUEに期待することを教えてください。

決算関連業務で使える機能が充実化したら嬉しいですね。現在LAWGUEは法務部での採用事例が非常に多いと思うのですが、機能としてはIR分野での活用もできるので、オプションの一つとして決算関連業務での展開は期待しています

LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思いますか？

法務部や私たちのような財務・IRはもちろんですが、内部監査室や経営企画の方の業務効率化にも役立つところがあるように思います。ある程度の定型文章を用い再現性の高い業務を遂行していく上で、LAWGUEはナレッジデータベースとしての良さを発揮してくれるのではないかと思います。

執行役員経理財務統括部長 林様コメント

「LAWGUEを導入したことで、財務経理分野における過去の文章資産を効率よく使用することができるようになり
、文章作成業務の改善を達成できつつあると考えております。また課題であった「メンバー間のノウハウの共有」にも役立てられていると聞いていますので、DX推進の観点でも、このようなシステムを上手に活用していくことが今後の会社の競争力向上の一助になると思います。」

（取材：2020年9月）