要綱や内部規程など、扱える文書類型の豊富さが決め手！ 数時間かかっていた素案作成が30分程度に短縮

中小企業や小規模事業者の公的な保証人として資金調達を支援し、地域経済の活性化に貢献する信用保証協会。高知県信用保証協会では、約50名の職員が地域の企業を支えています。
コロナ禍により資金繰りに困る企業も増えるなか、より手厚い支援を行うための業務効率化の一手として、LAWGUEの導入を決めました。
今回は、バックオフィス業務全般を担う谷川様と大石様に、普段の業務でどのようにLAWGUEを活用しているのか、また導入時に協会内から指摘された懸念点をどう解消したのかなどについて伺いました。

頻繁な規程の改定を一人で担当。リソース不足で人為的ミスも発生しやすい環境だった

貴協会の事業内容について教えてください。

当協会は、信用保証協会法に基づき設立された公的保証機関です。高知県内の中小企業などが金融機関から借入する際に当協会が公的な保証人となることで、円滑な金融調達が可能となる環境を整えています。近年は、企業の経営診断や経営改善の支援など、より踏み込んだ形で中小企業の経営をサポートしています。

私たち総務部総務課は、経理・労務・企画・法務・広報・採用その他の業務とバックオフィス全般を担っています。課長以下、現在5名の職員が所属していますが、内部規程や国・地方公共団体からの融資制度要綱のチェックおよび文書業務は1人の職員が他の業務との兼務で担当しており、マンパワーの限界を感じていました。

契約書・文書作成においては、具体的にどのような課題がありましたか。

内部規程などは、法律の改正に伴って修正を進めていきます。作成時には参考となる文書をインターネットなどで探すことが多いのですが、文書を当協会用にカスタマイズする作業が煩雑です。また、過去の規程の改正理由や経緯を確認するためには当時の改正稟議を閲覧する必要があり、手間がかかっていました。

融資制度要綱の変更は、国や県などから改正の連絡がきた際に、変更前の要綱と見比べながら協会独自のものを作成していく流れになります。このとき、レイアウトの調整や差分比較に手間がかかるほか、人為的な改正ミスも発生しやすいです。要綱の改正が繁忙期と重なることもあり、変更作業が遅れがちになってしまうのが課題でした。

差分比較や表記ゆれチェックが圧倒的に簡単に。幅広い文書業務を効率化できるイメージが湧いた

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

現在、当協会は業務のIT・デジタル化を強力に推進しています。総務課でも担当者の経験やチェック能力などに依存した属人的な対応は課題ととらえ、IT・デジタル化によって効率化と正確性の両立を目指していました。

インターネット検索で見つけた複数のベンダーの資料を見たりプレゼンを受けたりしましたが、いずれも契約書のAI審査・チェック機能が重視されており、当協会のニーズである内部規程や制度要綱などの修正・チェック機能の強化にはマッチしませんでした。

一方でLAWGUEは、表記ゆれチェックや差分比較などをしながらの編集作業が可能で、LAWGUE内の文書から根拠法条文をワンクリックで閲覧できる連携機能もあります。利用可能な文書類型が幅広く、当協会のニーズとマッチしたため、トライアルに踏み切りました。

トライアルでのLAWGUEの印象はいかがでしたか。

予想どおり、当協会のニーズに対応できそうという印象でした。操作性の高さも好印象でした。要望を伝えれば機能がアップデート・拡充されていくこともあるので、使い勝手は常に改善されています。また、オプションにはなりましたが、法令検索機能と、用意されているモデル文書のラインアップも当協会のニーズに合うものでした。

導入にあたってハードルになった点はありましたか。

経営陣からは、クラウド上にデータをアップロードすることに対する懸念を指摘する声がありました。しかしながら、内部規程や制度要綱には個人情報なども含まれず、そこまで機密性の高いものではありません。セキュリティリスクのある機密情報はアップロードしないというルールを決めて経営陣にプレゼンすることで、理解してもらえました。

経営陣の説得に苦労するケースは多いですが、工夫されたポイントはありますか。

前提として、経営陣自らがITツールの利便性や生産性向上への効果などを理解し、事業に取り入れていく意識を持つことが必要だと思います。今回の導入プロジェクトはボトムアップ型で進めていきましたが、人手による作業をITやデジタルに置き換えていこうという組織全体の方針が根本にあったことは大きかったです。

また、当時はちょうど安価な議事録作成システムを導入した矢先で、ITツールによって業務効率化が実現できるという実感が得られていた時期でした。ゆえにLAWGUEの導入提案も通りやすい状況ではあったのかなと思います。

ただ、やはり、楽をしたいから、コストカットしたいからという説明だけでは話が通りづらいのも事実です。そこで、経営陣に対するプレゼンを実施し、LAWGUEがどういったツールで、導入することでどんな効果を期待できるのかを説明しました。加えて、LAWGUEの実際の画面を見せながら、これまでやっていた文書業務がどのように変わるのかも実演しました。条項の引用はこうやります、こんな風に変更して、差分比較はこうやります、と私が自らデモを実施しました。

ITツールによる利便性や生産性の向上がマンパワーを補うためには必要ということを説明することで、納得してもらいやすくなると思います。

過去文書をデータベース化し、自社ナレッジの活用を促進

現在どのようにLAWGUEを活用されていますか？

内部規程や制度要綱などの修正作業に加え、コメントに修正理由を残すことで自社ナレッジの蓄積を進めています。

従来は、なぜ、いつ変更したのかを調べるには時期の当たりをつけて当時の稟議を確認する必要がありました。また、データと紙が混在している状況で検索性も悪く、すぐに見つけ出すことは困難な状況でした。

現在は、内部文書のLAWGUEへの取り込みを進めていくことで、検索しやすく、また見やすいレイアウトですぐに差分比較を作成できるようになり、他部署から相談があったときにも従来よりも早く対応できるようになりました。

LAWGUEの特に気に入っている機能を教えてください。

差分比較の機能は特に気に入っています。差分は色分けされて表示されるので、紙ベースで比較する際にもわかりやすいです。
また、法令検索機能のおかげで、インターネット検索の手間が削減されました。調べたい情報はツール内でワンクリックで閲覧できるので、作業が非常にスムーズです。

2〜3時間かかっていた素案作成が、約30分でできるように！作業負担が減り、アウトプットの質も向上

LAWGUEの導入効果を定量的・定性的観点からお聞かせください。

規程などの素案は、これまで情報収集含め2-3時間かけて作っていたのですが、2-30分でできるようになりました。今までは素案を作るだけで心理的、時間的にかなりコストがかかっていたのですが、効率化できたおかげで、素案をベースに本質的な議論に労力を割けるようになっています。

また、過去文書や法令を参照しながら作成することで、素案の段階でもかなり完成度の高いアウトプットが出せるので、議論の進みもスムーズ。より少ないやりとりで完成版を作れるようになったことも、負担軽減につながっています。

結果として、物事を変えていくことに対するハードルが下がりました。

さらに、人的なミスを減らせることで正確性も保てますし、精神的な負荷が減り作業する際の安心感にもつながっています。

LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思いますか？

汎用性の高さが特長なので、当協会のように一般性が高い一方で、やや格式ばった文書を幅広く扱う組織は相性が良さそうです。実際に、LAWGUE導入後はツールの導入に興味がある他の信用保証協会からの問い合わせを受けています。LAWGUEの利用料金であれば、当協会と似たような公的機関でも十分使えると思います。

今後LAWGUEをどのように活用していきたいですか。

自社ナレッジを構築していくことが第一です。タグ付けなどで情報を整理して、より検索性を高めていきたいと考えています。また、国などへの報告書の作成にもLAWGUEを活用していきたいと思っています。Excelの表が含まれている書類などは扱いづらい部分もありますが、やはり差分比較ができるようになるのは便利です。報告書作成の時期が来たら、LAWGUEが大いに活躍してくれると期待しています。