LAWGUEは少人数体制の法務の強力なパートナー

貴社の事業内容と、法務グループの業務内容、メンバー数を教えてください。

弊社は、松から得られるロジン（松やに）、脂肪酸、テレピン油などを使って化学素材をつくる化学メーカーです。製品は、印刷インキ用樹脂や、塗料用樹脂、粘接着剤用樹脂、合成ゴム用乳化剤、製紙用薬品、電子機器に使われる接合材（はんだ）などとして幅広い分野で使用されています。それらは、新聞、書籍などの印刷物や、建造物、自動車などに使われる塗料、接着剤、包装用テープなどの粘接着剤、自動車タイヤなどの合成ゴム、また、板紙や段ボールをはじめとする紙、コンピュータや携帯電話といった電子機器などに姿を変えています。今では世界11か国に製造拠点を有し事業を展開しています。

私の所属している法務グループは3名で構成され、国内外の関係会社も含めて契約書の作成、点検、交渉、品質クレーム対応や紛争対応等や担当者からのちょっとした相談まで、法務業務全般を扱っています。法務グループと別に知財戦略部があり、細かい技術的な部分は知財戦略部と協力して進めます。ライセンス契約や、共同出願契約、共同研究契約等に関しては、法務グループで総括し、契約書への落とし込みまで法務グループで行います。

限られたマンパワーでの契約審査の効率化―知りたい情報に素早くアクセスし、自社のノウハウを最大限活用するための手法を模索する中で知ったLAWGUEの存在

法務業務においてどのような課題をお持ちでしたか？

法務グループは少人数体制であるため、契約審査にかけられるマンパワーに限りがあることが課題でした。業務の中で一番時間がかかっているのが、契約書同士を「見比べる」作業です。過去の契約書との比較、自社雛形との比較で、何があって何が足りないのかを把握するのにどうしても相応の時間がかかります。過去に同類の案件で契約した内容を確認したい場合や表現方法を探したい場面はよくあるのですが、手作業で一件ごとに契約書を読んで探すため「もっと素早く知りたい情報が出せる管理方法はないか」と模索していました。

加えて、契約締結までの過程で何度も修正が加えられるため、契約書の版管理や条文の繰り上げ下げ等の作業が煩雑になっていたこと、また、相手方によってWordの書式設定もまちまちなので、体裁を整える作業にも相当の時間を費やしていました。

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

経営法友会という、参画企業各社の法務部員で構成される組織があり、昨年度にその中で所謂「リーガルテック」について調査するワーキンググループが発足しました。一口にリーガルテックと言っても広いので、「契約審査」というテーマを設定して、契約審査にテックをどのように応用出来るか？という調査に取り組んだのが、LAWGUEを知ったきっかけです。

市場調査も兼ねて、国内のみならず海外のサービスも含めてデモを見せてもらいました。デモを見ることで、一口にリーガルテックと言っても、各社各様のアプローチでサービス展開していることが分かりましたが、デモを見た中で数か月単位でトライアルしたのは、LAWGUEだけでした。

LAWGUEを導入するに至った経緯を教えてください。

ワーキンググループでの調査を通じて、所謂「リーガルテック」には大きく2つのタイプがあることが分かりました：

①テックベンダー自身が情報提供をしてくれるタイプ

②自分たちの契約書を生かし、自社のノウハウを最大限活用するタイプ

当社のニーズとマッチしたのが、②の方です。というのも、弊社の属する業界がニッチな分野ということもあり、独特・特有のワードや言い回しというものが存在します。過去にやってきたことに素早くアクセスし、法務部員がその前提をインプットした上で修正に生かしたり、自社の契約雛形や過去の契約書の文例を活用できれば、これこそ業務効率の改善に資するだろうと判断したからです。LAWGUEはまさに「自社のノウハウを蓄積し、最大限再利用しやすくするシステム」だったこと、加えて、維持費や導入費が他社に比べて魅力的だったのも、「とりあえず試してみよう」という契機となり採用のハードルを下げました。

トライアル期間ではどのような点を評価されましたか？

トライアルにおいては、

①契約書を何通ぐらい登録すれば思ったような結果が得られるのか

②過去文書をどのように活用出来るのか

の2点を中心に検証しました。まずは比較的簡単な（定型的な）秘密保持契約書で試したところ、10～20通程度登録すれば類似条項検索は機能することが分かりました。

また、欠落条項サジェスト機能を使えば、基準となる自社の雛形と比較して、今審査しているこの契約書には何があって何がないのかという点が、条項単位で瞬時に示唆がなされることも分かりました。トライアルを通じて、1つの契約類型については期待した結果が得られたので、そこを評価し本導入を決めました。

欠落条項サジェストと類似条項検索の活用で、契約書を「見比べる」「見直す」時間を短縮。工夫次第で英文契約書の内容把握スピードも向上。

導入決定後、社内で運用ルールは決められましたか？

正直なところまだ手探りの状態ですが、大きな流れで見れば、LAWGUEが私の業務上の「パートナー」となってくれることで、法務部員が一人増えたくらいまで業務効率を上げることができれば良いと考えています。まずは契約書同士を「見比べる」作業にかかる時間をどれだけ減らせるかという観点で使っていき、徐々に、LAWGUEで扱う対象を様々なタイプの契約書に広げていくつもりです。

LAWGUEの特に役立つ・気に入っている機能を教えてください。

欠落サジェスト機能です。プロジェクトのフィルタを併用することで、比較対象を自社雛形のみに絞れるのも気に入っています。これまで契約書同士を突き合わせて全文を見比べることに時間がかかっていましたが、LAWGUEで欠落サジェスト機能を使えば、「この条文が抜けている可能性がある」とアタリをつけて読み進めていくことができ、これが時間短縮に直結しています。最終的にはすべて人の目で見直しますが、チェックのスピードも速くなったと感じています。

また、英文契約書においては、たまに条文にタイトルが付いていない書式もあります。条文にタイトルが付いていないと、そこに何が書いてあるかは中身を全文読まなければわかりませんが、そういうときはLAWGUEで類似条項検索をかけます。条文タイトルがついている類似条項がヒットすれば、タイトルを見るだけで「この条文は大体こういうことについて言っているんだな」という概略が分かります。それが頭に入っているだけでも、それを前提に読み進められるので、文章を読んで内容を理解するスピードが速くなりますし、時間のないときはタイトルをみてあまり重要そうでなければ一旦飛ばす、という判断もできます。そういった使い方も出来るので、便利な機能だと思います。

サポート体制についてご意見をお聞かせください。

営業担当の方が月に1回ほど意見交換のWebミーティングを設定してくれますので、疑問点はそこで解消しています。どうしてもWordに慣れているので、編集画面のどこに目的の機能があったかパッと思い出せないときもあるのですが、分からないことはそこで聞いてしまえるので、Webミーティングは役立っています。機能リリースのメルマガも、タイムリーに新機能をキャッチアップ出来るので助かります。

最後に、LAWGUEによる業務効率の向上で、新たに取り組まれたい業務を教えてください。

今後は、社内のルール作りや社内教育といった、必要だけれど手を回せていなかったところに時間を割いていきたいと思っています。営業部にも展開することで、例えば「損害賠償条項って過去案件ではどういった条件で結んでいましたか？」といった質問は、LAWGUEを参照してもらうことで自己解決が出来るので、そういった観点での展開も将来的にはあっても良いかもしれないと思っています。

（取材日：2020年8月27日）