鹿島建設株式会社

LAWGUEによる業務改善:知財法務業務の要であり出発点である
ドラフティングを効率化

INTERVIEWEE

深江 雅史様

知的財産部 企画・管理Gr 兼 ライセンスGr

貴社の事業概要と業務内容について教えてください

当社は、建築物や道路・橋といった社会インフラなど様々なプロジェクトを請負方式により受注・完成させることを事業として行っております。

各プロジェクトでは、創業以来の「先取の精神」を大切にし、例えば近年では、ICTやロボットを活用した施工技術・現場管理手法の革新といった新たなチャレンジに取り組んでいます。

そうした取組みを影で支えているのが、私たちが担当する知財法務業務です。私たちは、技術開発に関係する契約レビューや、開発成果を普及・展開する際のスキーム検討といった、知財法務領域のコンサルティング業務を行っています。

 

オープンイノベーションの高まりに、年々複雑化する知財法務業務。限られた部員数での業務効率化が課題だった。

知財法務業務において、どのような課題がありましたか?

「業務の効率化」と、「個々の担当者に属人化しがちな業務ノウハウの可視化」が課題でした。近年、当社においてもオープンイノベーションが盛んに行われており、これまであまり付き合いの無かった異業種との連携や、海外企業も含めたベンチャーとの提携が増加するなど、私たちが担当する業務領域は年々拡大しています。こうした相手先との連携では、確認すべき事項も多く、また進め方も試行錯誤の連続で、業務効率は低下しがちです。部員数にも限りがあるため、どうしても一人一人の抱える業務量が増えてしまう状況にありました。加えて、個々の担当者が持っている過去の経験やノウハウを組織内で上手に共有・活用するために、ノウハウをいかに可視化するかという点も大きな課題でした。

 

なぜ他社のリーガルテック製品ではなく、LAWGUEを選んだのですか?

一言でいえば、私たちの抱える業務上の課題に対して、LAWGUEのサービスが最もマッチしていると判断したからです。私たちは知財法務領域の専門家集団として開発担当者に適時・適切にアドバイスをしつつ、自らも契約交渉を行い契約ドラフトをガリガリ書くことを行っています。その中で自社の抱える課題に対して、最もマッチしていたのがLAWGUEだったという訳です。

実は昨年、業種を越えた知財部門の交流の場に参加する機会があり、そこで様々なリーガルテックの存在を知ったのですが、それを機会に4~5社のリーガルテック製品の比較・検討を行いました。他社製品は、一般条項に対する汎用的なチェック機能を売りにするものが多いように感じますが、LAWGUEは、自社資産(自社の過去の契約書等)を活用したドラフト作成支援機能やレビュー支援機能が優れていて、そこに魅力を感じました。さらにドラフト・レビュー支援だけでなく、インデントズレや参照条文番号ズレのチェックという非生産的な作業にかかる時間的コストを大幅にカットできるのも、リーガルテックにおいてはLAWGUE唯一であると知り、選定の際に大きなアドバンテージとして評価しました。

 

 

条項検索、表記揺れアラートで文書作成効率の向上を実現。契約書を効率よくドラフティングしたい人に最適のツール。

現在、LAWGUEをどのように使っていますか?

半年前(2020年2月)から試験導入を始めていますが、現在は、基本的に全ての新規案件でLAWGUEを用いてドラフティングしています。LAWGUEにアップロードすることで自社資産が活用できる形になるので、「似たような条文を以前どこかの契約でドラフトしたことがあったはず…」といったときに、条項検索機能によって探している文言を即座に見つけ出すことができ、これによって相当の効率化が図れています。これまで担当者ごとに抱えていたドラフティングのノウハウを可視化して、担当者間のバラツキを平準化する(経験の浅い担当者のレベルを引き上げる)ことにもつながっていると感じます。

また、3月以降新型コロナウイルスの影響を受け、当社でも在宅勤務を行う期間が長く続きましたが、そのような状況の中でも、LAWGUEを活用することで、過去の契約を参考にしながら業務を継続することが出来た点も、とても良かったと思います。

 

LAWGUEの役立つ機能を教えてください。

条項検索機能です。契約書では、独特の文言表現/言い回しを用いることが多々あります が、自社資産の中からよく似た類型の契約を探してきて、そこで用いられている文言を参 考に、適宜修正して再利用することができます。また、表記揺れを可視化する機能や、編 集履歴を横に並べて表示してくれる機能も大変重宝しています。Wordにも類似の機能はあ りますが、LAWGUE はWebブラウザの特長をフルに活かし、カラフルで大変見やすいので 、うっかり見落とすということが無くなりました。

 

LAWGUEをどのような方におすすめしたいですか?

一番は「日頃から契約書のドラフトをガリガリ書かれている方」ですね。過去の契約書から上手い表現を効率よく活用したり、法律事務所でいえば、パラリーガルの方の業務効率化にも役立つように思います。あとは、個人のノウハウを可視化して組織内で共有・活用したい方にもおすすめです。

 

「結果の可視化」から「過程の可視化」へ。更なる機能拡充を期待したい。

今後、LAWGUEに期待することを教えてください

例えば、担当者が異動や退職により不在になった後に、契約の解釈に疑義が生じたときには、作成当時どのような交渉・検討経緯をたどってこの結果に至ったのかという、契約書の成立過程を知りたくなる場面が多々あります。そういう意味では、今後は「結果の可視化」だけでなく「過程の可視化」が重要であり、課題になってくると感じています。

現在のLAWGUEでは「コメント」機能を活用して検討過程を残すことができますが、今後さらに機能が拡充して過程の可視化が簡単にできるようになると、より一層信頼性の高いツールになると思います。

 

(取材日:2020年7月17日)