LAWGUE導入によるプロセス変更で業務効率を大幅向上―開示文書作成システムとの併用事例－

半導体やエレクトロニクス機器の試験・計測装置の開発・製造・販売を行うアドバンテスト様では、経理部会計課において決算時に作成する開示文書のレビューにLAWGUEをご活用いただいています。
開示文書は過去開示済みの文書との整合性や誤記なきことが要求される重要な文書。そのためレビューに要する人手や時間が膨大になっていることが課題でした。
既存の開示文書作成システムとLAWGUEとを併用し、レビューと編集を同時に進行する業務プロセスに変更したことで、効率化を実現できたことに加え、精神的負担も軽減したそうです。具体的な業務プロセスの変更事例を交えて、LAWGUE導入についてお話しいただきました。

会計課の組織構成・業務内容について教えてください。

会計課は経理部内の一組織として、10名強のメンバーが在籍しています。
決算書類・各種開示書類の作成、予算編成・統制、および税務関連業務を遂行しています。

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

開示文書作成を共同で行っている他部門の社員が、「DXの有力ツール」という口コミを聞いて情報をくれたのがきっかけです。
ちょうど経理部門では、外部のコンサルタントと共に業務効率改善の計画立案に取り組んでおり、良い機会なので話を聞いてみようということになりました。

会計課の文書作成業務において、どのような課題を抱えていましたか？

会計課では決算や税務に関わる様々な文書を作成していますが、代表例としては、開示文書の作成があります。開示文書は、法的に指定され、正確性の求められる重要な文書です。
加えてコンピュータ言語を反映させる必要もあるため、開示文書の作成は専用のエディタツールを利用して行います。

開示文書を作成する上では、
・短期間で正確性を担保した対応
・日本語版と英語版の同時対応
の双方が求められます。

過去の開示文書や日英間で情報の不一致があることは許されないことから、「いかに負荷を分散しながら品質を確保できるか」が開示文書作成における重要なテーマの一つです。
このテーマに対して、これまでは文書案ができる都度、印刷した紙面を複数名で複数回確認を行い、品質を担保するという古典的なプロセスで対応していました。
しかし、このやり方では重複確認のムダが発生しており、変更が発生する都度でやり直しとなるため、決算業務の負荷は上がってしまうという悪循環が起きていました。
そのため、この部分を改善できる手段を検討したいと考えていました。

LAWGUEトライアルにおいて評価軸はありましたか？

上記課題を解決する上で重要だと考えていたのは、文書の作成とチェックを同時並行で進めることで、より上流工程でミスを未然に防げるようなプロセス（コンカレントプロセス）を実現することです。
その上でLAWGUEに期待したのは、具体的には主に次の2点です。
① クラウドに蓄積された過去の開示文書や編集途中の文書を、スムーズに比較できるか
② AIを通じたナレッジシェアができるか
トライアルは3名に絞って開始し、編集者自身では気が付きにくいミスや過去との齟齬がないかを文書の作成段階（上流工程）からチェックして、必要であればフィードバックを行い、ミスを事前に防げるようなプロセスを構築できるかどうか、上記の観点から評価しました。

導入の決め手となったポイントがあれば教えてください。

トライアルの前のデモンストレーション時点で、即決に近い印象でした。
ユーザーインターフェースの出来栄えや、分析・文書提案のスピードに加え、ナレッジベースとして私たちの業務にもフィットしていると感じたからです。
LAWGUEは法務分野での活用が進んでいるツールだと認識していますが、私たちが扱う開示文書等も、LAWGUEのコンセプト（過去のナレッジを再利用して効率的に文書作成を行う）と親和性があると感じました。
また、LAWGUEの機能性もさることながら、私たち自身が業務プロセスをどのように変えれば効率的にLAWGUEを利用できるかの継続検討も重要なポイントだと考えています。
LAWGUEはプロセスの中の一つのコアシステムとして、大きな役割を果たしてくれることがイメージできました。

LAWGUEの使い方を具体的に教えてください。

実際の開示文書の作成は、先ほど申し上げた専用のエディタツールで行いますので、開示文書データはエディタツールにあります。
まずはエディタツールからデータをエクスポートし、Wordに変換したものをLAWGUEにアップロードしてデータベースを作りました。
こうすることで、LAWGUE上で過去の開示文書との比較が容易にできるようになります。
こうして、過去文書との齟齬がないかを確認し、表現が大きく変わっている部分があれば、なぜそうしたのか等を皆で検討しています。
また、開示文書専用のエディタツールでは、当該文書の変更履歴は確認できますが、別の文書との比較には手間がかかり、こうした比較するという用途にはあまり向いていません。
そこで、LAWGUEを使うことで、こうした他の文書との比較も容易になり、漏れなくチェックができますので、その後の工程がスムーズに流れるようになりました。
現在は開示文書の作成プロセスで活用していますが、開示文書以外にも、定期的に作成・編集が必要な文書においては活用できるケースはたくさんあると思います。
会計課としては、税務関係文書にも利用を広げています。移転価格文書や、補足文書などで、それぞれ日本語版と英語版のレビューを行っています。

LAWGUEの特に役立つ（お気に入りの）機能があれば教えてください。

一番活用しているのは、類似ドキュメントとの比較機能です。比較結果を対比表形式でエクスポートできるのも助かります。
LAWGUE上のデータを別のファイルで上書きできる機能も重宝しています。この機能が実装されたお陰で、ファイルの整理ができ、すっきりしました。
また、Webブラウザのタブを複数展開して使えるのも便利です。
一部のユーザは、複数タブやウィンドウでLAWGUEを開き、横並びにして見ています。例えば、タブ①編集中の文書⇔前年同期の文書（和文）、タブ②編集中の文書⇔前期の文書（和文）、タブ③編集中の文書⇔前年同期の文書（英文）、タブ④編集中の文書⇔前期の文書（英文）のような４つの文書と同時比較するイメージです。

運用ルールは決められましたか？

後で検索する際に困らないように、文書の命名規則は簡単に取り決めました。
LAWGUEのプロジェクトは「決算短信」「有価証券報告書」「移転価格文書」など、文書類型ごとに分けています。
ただ、類似文書の検索もプロジェクト横断的に行えますし、プロジェクトで分けることにそこまで大きな意味はないように思っています。
もっとも、現在はLAWGUE利用者がまだ少人数なので、今後適用拡大する際には運用ルールを追加検討する必要が出てくると思います。

LAWGUEの導入効果をお聞かせください。

定性的な観点としては、精神的な不安が減ったことが挙げられます。
開示文書は正確性が求められる文書ですので、後工程でミスが見つかると他の部位まで不安になり心労が大きかったのですが、LAWGUEでそういう精神的負担が非常に減ったというのは大きなポイントです。
定量的な評価は、LAWGUE単体で試算することは難しいのですが、これまで申し上げた業務プロセス変更を推進することで、業務効率化は確実に向上すると考えています。

サポート体制についてご意見をお聞かせください。

マニュアル要らずの分かりやすいユーザーインターフェースですし、新機能が追加されるとメールマガジンでお知らせが届きますので、使い方が分からなくなることは、ほとんどありません。

また、私たちの利用ケースが当時は数少ない事例だったということもあり、不定期的に意見交換の場も提供いただきました。

LAWGUEが世の中に普及しつつある局面で、ユーザの声を直接お届けする機会を設けてもらったことは、ありがたい気持ちです。

今後LAWGUEに期待することをお聞かせください。

月次決算サマリといった内部資料は、PowerPointを利用して作成することが多いです。その様に利用頻度の高いPowerPoint資料についても、Wordと同じようにナレッジベースとして使えるようになることを期待しています。

LAWGUEはどのような方におすすめですか？

契約書文書だけではなく、利用方法の工夫次第では様々な文書への適用が可能だと思います。

「百聞は一見に如かず」ですので、興味を持っている方は是非デモンストレーションやトライアルを検討されることをおすすめします。