契約書のPDF化は有効？電子化のやり方やメリット、注意点を解説！

契約書ネタ

2025.08.06

LAWGUE編集部

紙の契約書をなくしてしまった、社内のどこかにあるがどこにあるか分からないなどの「困った」を経験された方は多いでしょう。
PDFにしていれば失くすこともないのに、と考える一方で、契約書は署名したりハンコを押したりする「紙」で作る必要があるから、PDFにはできないのでは、とお悩みになったこともあるのではないでしょうか。

今回は、契約書のPDF化について解説します。

PDF化した契約書は有効？

契約書をPDF化した場合、契約は無効になってしまうのでしょうか。
そもそも契約において、契約書はこのように定められています。

民法 522 条　契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（中略）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
2　契約の成立には、（中略）書面の作成そのほかの方式を具備することを要しない。

このように、契約書が必須のものとして規定されているわけではありません。契約はあくまでも意思の合致により成立するのです。したがって、契約書をPDF化しても、契約の有効性の判断には影響を与えず、それだけで無効になるわけではありません。

契約書をPDF化する2つの方法

それでは、契約書をPDF化するにはどのような方法があるのでしょうか。
主に以下の2つが考えられます。

①紙の契約書をPDF化
②最初からPDF

以下、それぞれ説明します。

①紙の契約書をスキャンしてPDF化する

まず、紙で作った契約書をスキャンし、PDF化することが考えられます。
ただ、この場合はあくまで紙が原本で、PDF化したものはその写しという扱いになります。
したがって、紙をスキャンする場合には、ステープルを外したり、印紙を剥がしたりしないようにしてください。

PDFが写しという扱いになりますので、PDF化された契約書自体の証明力は落ちます。
契約書は、契約の有無や内容、効力などを証明するためのものです。証明は通常原本をもっておこないますので、写しとなれば当然証明力は落ちます。
そのため、原本である紙の契約書を捨ててはいけないということになります。

②電子契約サービスを利用する

次に、そもそも紙で作らない、電子契約サービスを利用することが考えられます。
電子署名法により、電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで、電子データにも原本性をもたせることができるようになりました。

紙であれば署名押印によってその人が書いたことが明らかになります。一方で、電子契約では電子署名によって誰がサインしたかを、タイムスタンプによっていつサインしたかを明らかにします。
現在は多くの電子契約サービスが提供されており、各企業の実情に応じてどのサービスを利用するか決めることになります。

電子契約の場合は、プリントアウトするなどした紙が原本ではなく、電子データそのものが原本です。そのため、紙をPDF化した場合の証明力の低下という問題などは生じません。電子データによって契約の有無などを証明する資料にすることができます。

契約書をPDF化するメリット

PDF化するメリットは以下の5点に集約できます。

①ペーパーレスになる
②業務効率が上がる
③場所的制約から解放される
④管理コスト削減など契約書管理の負担が軽減する
⑤ガバナンス・コンプライアンスが強化される

以下、それぞれ解説します。

ペーパーレスの実現

これが根本的なメリットになりますが、紙で管理しないのでペーパーレス化を実現できます。
例えば5枚の契約書をチーム10名で検討するとき、50枚の紙が必要でしたがPC上で確認ができるようになります。
紙の使用量が減り、コストの削減にも繋がります。

業務効率が上がる

契約の締結段階においてPDFの共有で済み、印刷する必要がなくなると業務効率が上がります。
また、契約締結後も、履行にかかわる者（例えば入金を確認する経理担当者）に契約書の写しを渡す必要はなく、PDFで共有すれば足りるようになります。
契約の更新や見直しに従事する担当者にも、PDFの共有で足りるようになります。
印刷・配付という手間がなくなり、効率が上がるのです。

さらに、電子契約であれば、契約書を郵送・捺印・返送する手間もなくなります。

テレワークに対応可能

紙であれば、交渉段階でも、契約締結段階でも、履行段階でも、出社して紙を確認する必要があります。他方でPDF化した場合、セキュリティが万全であることが前提ですが、在宅でも確認できるようになります。関係者がみな出社しなくても、一部または全員が在宅でも契約に関する作業ができるのです。

電子契約であれば、出社してハンコを押さなくても、自宅にいながら契約を締結することも可能になります。テレワークが普及しつつある現在、契約書に押印するためだけに出社するなどの手間はなくなり、場所的時間的制約がなくなります。

契約書管理の負担が軽減する

紙の契約書は、当然ながら保管場所が必要です。痛まないよう、温度や湿度を管理する必要もあります。
自社で管理できない場合には、倉庫業者を利用することも検討されます。
他方で、PDF化していれば、物理的に保管する場所は必要ありません。その場所を管理する必要もなく倉庫業者を利用することもないのです。

もちろん、電子契約サービスを利用する場合には、導入コストやランニングコストがかかり、必ずしもPDFのほうが管理費用は安いと言い切れないでしょう。
ただ、現在の自然災害の多発などを考えると、物理的に保管しておくよりも、電子データで管理していたほうが安全であって全体的なコスト・リスクは削減できると考えられるでしょう。

なお、現在の実務では電子契約は印紙不要とされており、税法上のコストも削減できます。

ガバナンス強化

紙の契約書は、廃棄などの過失によるトラブルもあれば、無断持ち出しや書き換えなど、故意によるトラブルもあり得ます。

他方でPDF化した契約書に対して、アクセスした者・日時のログを取れば、無断持ち出しなどを防ぐことができます。また、そもそも契約書へのアクセス権限を有する者の限定をおこなえば、さらに紛失・改ざんのおそれが減ります。

仮に何らかのトラブルが起きたときにも、いつ、何があったのかを把握しやすいのが特長です。
不正が減ることでガバナンスが強化され、コンプライアンスの強化にも繋がります。

契約書をPDF化するデメリットは？

契約書のPDF化にはデメリットも存在します。
大きいものは以下の2点です。

①改ざんリスク
②漏えいリスク

以下でそれぞれ解説します。

書き換えのリスクがある

まず、データは紙よりも修正・加筆が容易です。その気になれば、データを書き換えることができてしまいます。
そこで、電子契約サービスの導入が考えられます。電子契約サービスを使えば、電子署名やタイムスタンプによって、改ざんリスクを抑えることが可能です。

電子署名には当事者型と立会人型があり、当事者型のほうが本人確認の精度が高く、改ざんリスクが小さいとはいえます。ただし、電子契約サービスによっては立会人型でも十分な改ざん防止効果を備えているものもあります。
また、タイムスタンプを付けることで、その時刻に契約書が存在した事実、その後に加筆されていない事実が分かりますので、やはり改ざんリスクを減らすことができます。

データは改ざんされることが最大のデメリットですので、可能な限り改ざんを防げる電子契約サービスを利用することが肝要です。

セキュリティ対策が必須になる

紙でも漏えいのリスクがありますが、データは楽に転送できてしまう分、より漏えいのリスクが高いといえます。

間違えてメール添付してしまうような初歩的なミスだけでなく、暗証番号をPCに貼ったまま外で開いて第三者に知られてしまうような深刻なミスもあり得ます。
人為的なミスは完全には減らせないですが、悪意ある漏えいを防ぐには、暗証番号の定期的な変更など、セキュリティ対策を定期的に見直すことも重要です。

契約書をPDF化した場合の注意点

PDF化する際には大きく分けて以下の3つの注意点があります。

①原本は捨てない
②OCRがないと効果半減
③ただし税務署からの事前承認は不要になった

以下それぞれ説明します。

原本は紙で保管する

電子契約の場合は、電子データが原本になるのでわざわざ出力する必要はありません。

他方で紙をPDFにした場合には、依然として紙が原本となります。PDFはあくまで写しという扱いになりますので、証明力が落ちるのです。
したがって、PDFにしても紙の原本を捨ててしまうことは避けなければなりません。
特に契約の相手方から争われた場合、手元にPDFしかなければ、「それは改ざんされた」と言われたら反論が難しくなります。

文字認識のためOCR処理が必要

契約書をデータ化した際、タイトルの付け方などを工夫することで契約書を分類・管理することが可能になります。
ただ、契約書の本文は、PDF化しただけでは画像となるので直接検索することができません。
PDFデータのテキストを認識して文字データへ変換するOCRを入れることによって、ようやく契約書の本文検索が可能になります。

OCR処理の大きな利点は、該当条項や類似条項をすぐに検索できる点です。契約書のタイトルだけでなく、本文にまで検索対象を拡げたいのであれば、OCR処理が重要になります。

税務署からの事前承認は不要

電子契約は国税関係書類であり、電子帳簿保存法の対象になります。
以前は、国税関係書類を電子的に保存するには、税務署の事前承認が必要でした。
しかし、企業の負担が大きかったため、令和4年1月1日以後に保存をおこなう契約書については、事前承認が不要になりました。

ただし、事前承認がなくなったことにより、保存開始前に税務署にチェックしてもらえなくなったわけですから、より慎重に電帳法上の要件を満たしているのか確認する必要があります。

他方、すでに事前承認を受けている場合であっても、システム変更などがあった場合には、税務調査時に説明できるようにしておく必要があります。また、税務署の事前承認を受けないという改正後のルールで保存をおこなうことにした場合には、会社としてその方針を決定した旨を社内で記録に残しておく必要があります。

まとめ

以上のように、契約書の PDF 化について説明しました。
要点をまとめると以下のようになります。

①契約書を PDF 化しても、契約自体が無効になるわけではない。
②紙をスキャンする方法と電子契約にする方法の 2 種類があるが、電子契約のほうが原本性が失われない。
③PDF 化はメリットもデメリットもあり、改ざん・漏えいリスクには目配りが必要。
④紙を PDF にした場合は、紙を捨てないようにしておく。

PDF 化は、テレワークなど現在の働き方にも親和性があり、今後も広まっていくと考えられます。

以下では、よくある質問をまとめておきます。