契約書管理とは何？理想的な状態にする方法を紹介

契約書は、企業活動において法的リスクを回避し、取引の信頼性を確保するために不可欠な文書です。しかし、契約書の管理が煩雑で属人的になっている企業も少なくありません。

本記事では、「契約書管理とは何か」「適切な管理がなされている状態」「管理が不十分な場合のリスクと対策」「管理方法の選択肢」について解説し、企業法務の観点から最適な契約書管理の在り方をご紹介します。

契約書管理とは何？

契約書管理とは、企業が締結した契約書を組織的かつ効率的に整理・保管し、必要なときに迅速に取り出せるようにする一連の業務を指します。単なる保管ではなく、契約の有効期限や更新時期の管理、関連部署との情報共有、リスクの監視といった業務も含まれます。

近年では、契約件数や契約形態の多様化により、属人的な管理から脱却し、システムを活用した効率的な契約書管理が求められています。適切な契約書管理は、コンプライアンスの強化、紛争の未然防止、業務効率の向上に大きく寄与します。

契約書管理が適切に行われている状態とは？

契約書管理が適切に行われている状態とは、契約書に関する情報が一元的に管理され、必要なときに迅速かつ正確にアクセスできる体制が整っている状態です。契約の締結日、相手方情報、契約期間、更新期限などの重要事項が整理され、関係部署と共有されていれば、トラブルや更新漏れなどのリスクを大きく低減できます。また、情報漏えいや紛失を防ぐためのセキュリティ対策が講じられていることも重要です。

さらに、契約の進行状況や更新タイミングに応じたアラート機能の運用、過去契約の検索性の高さ、業務フローに沿った承認・保管体制なども、適切な契約書管理に不可欠な要素といえるでしょう。以下では、具体的な状態ごとに詳しく解説します。

契約書情報が一元管理されている

契約書が紙やPDFなどバラバラに保管されておらず、すべての契約書情報が一つのシステムや台帳で一元管理されている状態は、最も基本かつ重要な要素です。ファイル名や保存場所のルールが統一されており、検索機能を使って過去の契約書をすぐに確認できることで、対応スピードが向上し、業務の属人化も防げます。

さらに、更新日や自動更新の有無などの情報も整理されていれば、契約更新の失念や無駄なコスト発生も防ぐことができます。ExcelやSaaS、文書管理システムを活用することでこの状態を実現しやすくなります。

契約のステータスが可視化されている

契約書が単に保管されているだけでなく、「作成中」「審査中」「締結済み」「更新予定」といったステータスが明確に可視化されている状態も理想的です。これにより、契約業務の進捗が把握しやすくなり、関係者間の連携も円滑に行われますし、これが確認できないと、交渉はしたもののまだ契約締結していないのか、それとも契約をしているかなどがわからず、法務に限らず業務が混乱してしまいます。

可視化により、担当者の交代や長期不在時でも情報の引き継ぎがスムーズに行え、業務の属人化を回避できます。特に複数の部署が契約に関与する場合は、クラウド型の管理ツールでリアルタイム共有が可能な体制が有効です。

契約更新・期限管理が徹底されている

契約の有効期限や自動更新の有無が明確に把握され、更新日が近づいた際にはアラート通知などが自動で行われる仕組みが整っていることも、適切な契約書管理の指標です。一般的に、契約では自動更新条項と言って、当事者双方が期限までに何も言わない場合は自動的に更新され、次の更新時まで解除できないようなことがよくあります、更新漏れによって不利な条件で自動更新されてしまうと、不要なコストやリスクが発生する可能性があります。

このため、期限管理は手作業に頼らず、カレンダー連携やリマインダー機能を活用した仕組み化が望まれます。重要契約については、通知先や対応フローを事前に明確化しておくことで、迅速な判断が可能になります。

情報漏えい・紛失リスクが低い

契約書というのは、取引先との取引の内容を記載するものですから、それ自体機密情報の塊であり、適切な契約書管理では、契約書のセキュリティも確保されている必要があります。

物理的な保管場所へのアクセス制限や、電子データの場合には閲覧権限の管理、操作ログの記録、暗号化などが導入されている状態が理想的です。また、災害やシステム障害によるデータ消失リスクに備え、バックアップ体制も整備しておく必要があります。これらにより、法的なトラブルや信用の失墜を未然に防ぐことができます。近年はクラウド型のセキュアな契約管理ツールを導入する企業も増えています。

契約書管理が適切に行われていないことで生じる問題

契約書管理が適切に行われていない場合、企業はさまざまなリスクに直面します。まず、契約書の所在が不明確になることで、必要なときに参照できず、契約内容を確認できないまま対応してしまう恐れがあります。さらに、契約更新の期限を失念し、不要な契約が自動更新されてしまうケースも少なくありません。

また、契約書が部署や担当者ごとにバラバラに保管されていると、業務の属人化が進み、引き継ぎや情報共有が困難になります。加えて、適切なアクセス権限管理がなされていない場合、情報漏えいや改ざんなどのセキュリティリスクも高まります。こうした問題は、企業の信用低下や法的トラブルの原因にもなりかねません。

契約書管理が適切に管理できていない場合に実践すべきこと

契約書管理が適切に行われていない場合、まずは現状の課題を可視化し、管理ルールや運用体制を見直す必要があります。以下に具体的な実践策を紹介します。

契約書の管理ルールの見直し・規定

契約書管理の基本は、「誰が・どのように・どこに保管するか」を明確に定めるルール作りにあります。組織内で統一された管理規定がない場合、契約書が各担当者の裁量で保管され、所在不明や重複保管といったトラブルが発生しやすくなります。

まずは現在の管理フローを棚卸しし、契約書の登録・承認・保存・廃棄といった各段階での手順や責任者を明文化しましょう。また、契約の重要度に応じた分類や保存年限も定めておくことで、効率的な管理が可能になります。社内規定やマニュアルの整備は、属人化の防止と法的リスクの回避にもつながります。

契約書の運用に関する管理体制を構築

契約書管理の適正化には、ルールの整備だけでなく、それを実行・運用できる体制づくりが不可欠です。例えば、法務部門を中心とした契約管理責任者の配置、契約書レビュー・承認のフロー化、各部署との連携体制などが求められます。

加えて、契約ステータスや更新時期の管理を行うための定期的なチェック体制も有効です。こうした体制が構築されていない場合、ルールが形骸化し、現場での運用に差が生まれてしまう可能性があります。管理責任の明確化と、社内への周知・教育を並行して行うことが重要です。

電子契約の導入で効率化

近年、多くの企業が紙の契約から電子契約への移行を進めています。電子契約は、契約締結までの時間を大幅に短縮できるだけでなく、保管や検索も容易で、契約書管理の効率化に大きく貢献します。

電子契約を導入することで、契約締結後すぐにデータとして保管され、誤送信や紛失のリスクが減少します。また、契約書の改ざん防止や閲覧制限、署名時のタイムスタンプ機能などにより、セキュリティ面でも優れています。クラウド上で契約状況を一元管理できるため、ステータスの可視化やアラート通知なども実現しやすくなります。

ただし、法的効力や取引先の同意、運用ルールの整備など、導入にあたっては検討すべき事項もあります。適切なツール選定とガイドライン策定を行うことで、スムーズな電子契約の導入が可能になります。

契約書管理を行う方法

契約書の管理方法には複数の選択肢があり、それぞれに特徴があります。企業の規模や業務フローに応じて最適な方法を選定することが重要です。以下に主な3つの管理方法をご紹介します。

エクセル台帳で管理

エクセルによる契約書管理は、導入コストがかからず、柔軟にカスタマイズできる点がメリットです。契約件数が少ない中小企業や、まずは簡易的な管理体制を構築したい企業に適しています。
ただし、ファイルの管理や更新の手間、情報の二重管理、属人化のリスクがあるため、契約数が増えると運用に限界が出やすくなります。複数人での同時編集や、更新ミスの防止策も検討が必要です。

契約書管理のSaaSサービスで管理

契約書管理専用のSaaSは、契約書の保存・検索・期限管理・アラート通知などが一元化されており、業務の効率化に適した手段です。クラウド型であれば社外からもアクセスでき、テレワークにも対応できます。

特に、契約数が多く、部門横断的な共有が必要な企業にはSaaS型の契約書管理システムが有効です。ただし、コスト面や導入時の社内教育が必要になるため、自社のニーズに応じたツール選定が求められます。

汎用的な文書管理システムで管理

汎用的な文書管理システム（DMS）は、契約書に限らず、さまざまな社内文書を一元管理できる柔軟性が特徴です。契約書の電子ファイルに対しても、タグ付けや全文検索、アクセス権限の設定などが可能で、業務全体の文書管理水準を向上させることができます。

また、バージョン管理や操作ログ機能によって、改ざんリスクの低減や、監査対応にも活用できます。業種・業態を問わず導入しやすく、大手企業では基幹業務システムと連携して使われるケースもあります。

ただし、契約特化型のSaaSと異なり、契約業務に特化した機能が不足していることもあるため、カスタマイズや設定には専門知識が必要になる場合があります。費用対効果を見極めたうえでの導入が重要です。

まとめ

契約書管理は、企業の法務リスクを最小限に抑え、業務効率を向上させるための重要な取り組みです。ルールや体制の整備、電子契約やSaaSの活用など、自社の状況に応じた改善を図ることで、適切な契約書管理体制を構築することが可能です。法的トラブルを未然に防ぎ、信頼ある企業経営の一助となる契約書管理を、今こそ見直してみてはいかがでしょうか。