株式会社ネクスティエレクトロニクス

LAWGUEで契約書チェックにかかる時間を従来の1/2に

豊田通商グループの半導体商社であるネクスティエレクトロニクス様では、主に業務委託契約書のチェックにLAWGUEをご活用いただいています。同じようなパターンの契約書レビュー業務を効率化したいというご要望からLAWGUEをお試しいただき、類似条項検索や差分表示、表記揺れアラートといった機能を活用することで確認すべきポイントが絞られ、チェックにかかる時間が従来の1/2にまで短縮したそうです。
トライアルの時点では導入を決めかねておられましたが、LAWGUEの”進化”のスピード、機能改善の速さをご評価いただき導入を決めていただきました。

INTERVIEWEE

忠鉢幸志 様

ERM・法務部 法務グループ

貴社の事業内容を教えてください。

当社は豊田通商グループの半導体商社です。半導体・電子部品・モジュールの販売の他、組込みソフトウェア開発、EMS(電子機器受託製造)事業を主軸として事業を展開しています。株式会社トーメンエレクトロニクスと株式会社豊通エレクトロニクスが合併してできた会社ですので、民生分野および車載分野において培った技術・品質・機能を他用途へ展開するとともに、豊田通商グループの有する世界90か国を超える海外ネットワークを生かして、新しいビジネスの創造を推進しています。

 

法務部の部員数と業務内容について教えてください。

法務部のメンバーは4名で、契約書のチェックがメインの業務です。当社は日本に本社を置いていますが、海外にも30を超える拠点があり、重要な契約書、例えば基本契約書や開発契約書といったものについてはすべて日本本社の法務部でチェックしています。その他、紛争が生じた際の対応や投融資案件を扱うこともあります。

 

LAWGUE導入前、法務業務においてどのような課題を抱えていたでしょうか?

4名という限られた人員で業務を進めていますので、そのうちの一人でも紛争対応などにかかってしまうと、契約業務が滞ってしまいます。ですので、毎回同じようなパターンで来る契約書に関しては、出来るだけ機械的に処理したいと考えていました。もう一つの課題はナレッジ共有です。社内サーバーに共有フォルダはあるものの、特にルールも決めずに各メンバーが自由に使っていましたので、ナレッジ共有の手段としてはうまく活用できていませんでした。システムを導入することで、例えば「このタイプの案件ではこういうところに気を付ける」とか、「この取引先において注意すべきこと」といった情報がナレッジとして蓄積・共有出来るだけでも、業務効率化に繋がるだろうと考えていました。

 

LAWGUEのトライアル期間ではどのような点を評価されましたか?

まずは、同じようなパターンの契約書がたくさん来たときに、どのように簡単に処理出来るようになるかを見たいと思いました。具体的には、プロジェクトものの案件ですと業務委託契約書をフェーズごとに締結することが多いのですが、中身としては大体似通ったものになります。そういったケースで、LAWGUEを使うことで契約書チェックがどれだけ効率化するかを評価したいと考えていました。

 

LAWGUE導入の決め手となったポイントを教えてください。

実は、トライアルの時点では導入するかどうか迷っていました。というのも、「Wordの方が慣れているし使いやすいかも…」と感じる部分が正直あったからです。
そのような状況の中で決め手となったのは、開発スピードの速さです。こちらがリクエストした機能に対しては、開発のロードマップを提示してくれたり、実際の実装もこちらが思う以上のスピードでリリースされていたので、この調子で新機能が実装されていくならば私たちの課題解決に活用できそうだと判断し、導入を決めました。当時、他社のサービスも検討していましたが、LAWGUEで標準機能として搭載されている機能がそちらでは有料のオプションだったということもあり、コストとの見合いでもLAWGUEに軍配が上がりました。

 

現在どのようにLAWGUEを活用していますか?

いま最も活用できているのは業務委託契約書のチェックです。最初の準備として、基準とする契約書をアップロードし、注意すべきポイントを条項ごとにコメントとして挿入しておきます。あとは、チェックしたい契約書をアップロードして開き、類似条項検索を使って基準となる契約書との差分を条項ごとに表示させ、チェックしていけば、簡単に契約書チェックが終わります。基準となる契約書に付されたコメントはポップアップで確認できますし、表記揺れも自動で検出してくれるので、業務委託契約書の処理はかなり速くなりましたね。仮に同じ作業を別の担当者が従来の方法で行った場合とLAWGUEで行った場合とを比較すると、LAWGUEで行った方が時間は半分以下になったように思います。例えば一般事務職のような、法務業務の経験や知識が浅い方であっても、使い方さえ覚えてしまえばこの作業をお任せできるのではないか、とも思っています。

 

業務効率の向上により、新しく取り組めるようになったことはありますか?

コンプライアンスに係るところに時間を追加的に割けるようになったことが大きいです。コンプライアンスが重要であることに間違いはなく、毎年全社的にコンプライアンス教育は実施しているものの、業務が多忙だったりすると、思うように注力すべき部署への個別フォローができないことがありました。現在も業務多寡の状況は続いているものの、LAWGUEで定型的な業務を効率化できたので、例えば全社向けの下請法教育に加えて、下請取引が多い部署に対して、個別に教育を実施することができました。

 

 

LAWGUEのシステム利用のサポートについてご意見をお聞かせください。

定期的に機能アップデート紹介のメールマガジンや、打合せを設定してもらっているので、サポートは十分にしていただいているイメージです。一つあるとすれば、他社さんでのLAWGUEの活用事例は引き続き知りたいですね。今はコロナ禍で難しいかもしれないですが、LAWGUEを使っている他社ユーザーとの交流会などを企画して、実際のユーザー同士、意見交換が出来る機会などもあったら是非参加してみたいです。

 

 

最後に、今後LAWGUEに期待することがあればお聞かせください。

LAWGUEに期待というよりも、当社側の話になりますが、もっとLAWGUEを活用していきたいと思っています。業務委託契約書だけではなく、基本契約書にもLAWGUEを活用するため、今はその準備として、過去の契約書をアップロードして、案件の背景や注意すべきポイントをコメントとして記載していっています。そういったナレッジを蓄積する意味でも、すごく便利だなと感じています。最近はソフトウェア開発事業の案件も増えてきましたので、開発契約書の作成にも活用できそうだと思っています。

 

(取材:2020年10月)