東急不動産株式会社

LAWGUEを組み込んだ業務フローを構築!部署全体でスムーズな利用スタートを切るための取組事例

東急不動産株式会社

都市事業ユニット都市事業本部 商業施設営業部

岸野 麻衣子様、 六角 優香様

総合不動産業を展開する東急不動産様では、商業施設営業部様でLAWGUEを導入いただいています。
LAWGUEを利用することで、従来課題であった情報の検索にかかる時間や労力の削減はもちろん、テナント様との過去のやりとりや、これまでの事業活動におけるナレッジを最大限に活用できるような業務環境を構築できたそうです。
全社的なDX推進の取組みにおけるLAWGUEの位置づけや、運用ルールの策定・周知など、具体的な事例を交えてお話いただきました。
※組織名等はインタビュー当時

貴社の事業内容、貴部署の業務内容を教えてください。

当社東急不動産は、東急不動産ホールディングスグループの中核企業として、都市事業、住宅事業、インフラ・インダストリー事業、ウェルネス事業、海外事業などを展開する総合不動産企業です。
1953年の設立以来一貫して、新たな不動産ビジネスによる価値創造を追求してきました。現在、グループを挙げて「価値を創造し続ける企業グループへ」の実現のため、さらなる成長をめざしています。
その中で商業施設営業部では、東急プラザ、キューズモールシリーズといった弊社の商業施設における新規開発や既存物件のリニューアルの企画・マーケティングから、テナント誘致のリーシング実行までを担っており、テナント様との接点が多い部署です。2022年1月現在23名が在籍しています。

業務においてどのような課題を抱えていましたか?

商業営業部では、契約書のデータを社内のフォルダに保管することでアーカイブしていました。しかし、そのフォルダではファイルの中身まで一気に検索することができません。
そのため、なかなか目的の内容にたどり着けず、これまでの事業活動におけるナレッジが活かせない状況でした。 過去に似たような案件を手掛けた担当者を探して聞くという工程を挟まざるを得ないケースもあり、担当者が探索にかける労力も大きくなっていました。
全社を挙げてDXの推進、生産性2倍の目標を掲げ改革を進めている中で、

  • 過去に行ってきた価値提案のナレッジ有効活用
  • メンバーの負荷軽減
  • より付加価値の高い活動推進

ができるような業務環境の整備が課題でした。

岸野様

LAWGUEを知ったきっかけを教えてください。

弊社は渋谷を中心に恵比寿、原宿、青山まで広がるエリアを”Greater SHIBUYA”(広域渋谷圏)と定め、渋谷のまちを革新的なビジネス誕生の拠点都市へ成長させたいという思いで活動を進めています。
その一環として、世界的なアクセラレーターの日本法人である Plug and Play Japan との連携によるインキュベーション施設の開設や、スタートアップ企業との連携を促進する “SHIBUYAスタートアップ100” というプロジェクトを立ち上げてきました。 そのような活動から様々なスタートアップとの接点ができ、LAWGUEを展開されているFRAIM株式会社のサービスに出会ったのが、最初のきっかけです。 その後、FRAIM社から実際のシステム画面を用いたデモンストレーションでサービスの概要をご紹介いただき、現在の課題に有効にアプローチできそうと感じました。

LAWGUE導入の決め手は何でしたか?

導入の決め手は「目指す姿」と「使い勝手の良さ」です。
LAWGUEが掲げられていた「Microsoft Wordを超える便利なエディタを作る」というビジョンは、私たちの抱える課題を的確に捉えており、コンセプトとして理解しやすかったです。
また、いざ利用した時に使い勝手が悪いと結局使わなくなってしまうことが多いので、ユーザーインターフェースを含めていかに分かりやすいかという点を重視しました。
具体的には、ナレッジを生かせる検索性の高さ、ファイルのアップロードのしやすさ、フォルダ管理の一覧性が良く見やすかったこと、雛形から新規契約書を作成しやすいことが、弊社の業務フローに馴染む設計だと感じられました。
ブラウザ上での編集作業は、これまでと異なるインタフェースを使いこなす必要がありましたが、操作に慣れれば使えるだろうと判断しました。
実際、慣れるまでに少し時間はかかりましたが、現在は不便なく使えており、エディタのアップデートで日々より使いやすいものに進化しているところもありがたいです。
弊社では契約書の一部に表形式を利用しており、この表形式の編集・加工ができることが導入の要件の一つだったのですが、トライアルを開始した頃は、まだ表の取り込みやエディタ上での再現が発展途中でした。
ですが、機能改善要望をお伝えしたところ、タイムリーに開発対応していただきLAWGUE上で編集・検索が可能な状態になりました。迅速に対応いただけたことや、ニーズに寄り添っていただける姿勢も導入の決め手として大きかったです。

通常の業務フローの中にLAWGUEを取り入れるにあたって、事前準備の段階から力を入れていただいていましたが、この点について詳しく教えてください。

社内では今回の業務改善において何を目指すのかを明確にしました。
全社的にDXを推進していると申し上げましたが、一口に「DX」と言っても幅広いので、このシステムを使って何を解決したいのかや、DX推進の文脈の中でどの部分を遂行するのかといった課題定義・ゴール設定をしっかりしておくことが重要だと考えます。
これまでの業務プロセスからどう変わるのかの図解資料なども作成し、社内での理解が促進されるように準備も行いました。

導入の具体的なステップとしては、まずナレッジの基礎となるデータベース構築から取り掛かりました。
但し、既存のアーカイブを丸ごと移行しようとすると、膨大な資料の探索や整理作業が見込まれ、社内リリースがかなり先になる懸念がありました。
事業スピートが年々速くなっているビジネス環境の中で、完璧なデータベース構築を目指すよりも、最短でスタートを切り、運用ノウハウの習得、自社としてデータベースのあるべき姿への知見を得てフィードバックしていくことが重要だと考えていたので、アップロード対象は直近およそ2年半以内に締結した案件に絞ることにしました。
最終的に200件程の契約書データをLAWGUEにアップし、情報を再利用できる環境を構築しました。

再利用する情報とはどのようなものでしょうか?

当部はテナント様との接点が一番多い部署なので、テナント様とどのようなやりとりをしたかという情報が一番重要です。
「こんな施設を作りたい」という企画が出てきた時に、パートナーになっていただく企業や業態の方と行ってきた創意工夫や、事業を成功に導くノウハウが、過去の文書には詰まっていますので、そうした情報を再利用しています。

約200件のデータの照合~アップロードまで、大体どれくらいの時間かかったのでしょうか?
大体1.5ヶ月くらいでしょうか。フォルダの中には「最終版1」「最終版2」といった名称のWordファイルもあり、捺印済みのPDFデータとWordファイルの照合作業にも多少時間がかかりました。しかし、そういったものを地道に洗いざらい探し出して整理したことで、データベースの基礎の部分を構築できたのはすごく大きかったです。

LAWGUE上のフォルダ(プロジェクト)はどのような単位で作成されていますか?

弊社が所有している東急プラザ銀座や東急プラザ渋谷といった物件ごとにフォルダを作成しています。
社内のプロジェクトも基本的には物件ごとに組成されるので、物件単位というのは馴染みがあります。
新規の書面を作成する際は「組織テンプレートグループ」内の雛形をそれぞれのプロジェクト内に展開する形で作成します。
トライアルの段階で、効率的に出来そうという使用イメージが湧いていたので、そのフローをメンバー全員に浸透させるため、FRAIM社には弊社独自のLAWGUE利用マニュアルを作成していただきました。
当部の業務フローに即した形でLAWGUEがどのように使えるかが分かるマニュアルになったと思います。

六角様

LAWGUEの特に役立つ(気に入っている)機能を教えてください。

トップ画面でも編集中でも、あちこちでキーワード検索できるのが多様な使い方に対応していて気に入っています。
というのも、物件単位が “縦割り” だとすれば、最近は異業種コラボレーションのような ”横串” での企画が増えてきているからです。
例えば、商業施設のテナントではないけれどIT企業と提携して様々な施設で利用可能なシステムを開発するとか、お客様に楽しんでもらえる企画を複数物件に渡って実施するとか、そういったアイディアがお客様への訴求力として重要になってきています。
その点、LAWGUEではプロジェクトを超えて ”横串” で情報検索できるのが良いです。
今後はタグ機能も活用することで更に検索性が上がると思います。
メンバーからは、Wordのアドインが使いやすいという意見もあります。
雛形を使って一から作成するときはエディタの方がきれいに整えられるのですが、ベースになるファイルに一文だけ追加したい、といった場合であればアドインでサクッと編集してデータ保存ができるので、気軽にナレッジを生かすことができて良いです。

他に運用面で気を付けていることはありますか?

LAWGUEに確実にデータを蓄積していくことが重要だと考えているので、保存を徹底していきたいと考えています。
そのために契約締結が完了したものは速やかにLAWGUE上のデータのステータスやタイトルを変更することを利用フローとして位置付けています。
それでも漏れは起こり得るので、庶務を担っている部門で半期に一度程度、決裁の一覧とLAWGUE上のデータとを見比べてチェックするという運用にしています。

LAWGUEに合わせた運用方法を考えていただいているのが、弊社としては非常にありがたいです。

トライアルを経て「こうやったら良くなるな」というイメージが明確に持てたからかなと思います。
確実にデータベースとして再利用できるという実感と、運用方法のイメージが得られ、それによって生産性2倍の目標にも大いに効果があるとイメージができたため「絶対いま浸透させるべきだ」と確信がありました。
新しいシステムを導入する際、そのシステムがどういったもので、事業活動の方針に対してどのようなメリット・デメリットがあるのかといった全体像のストーリーの説明は必ず求められます。
但し、それだけでは実際はうまく運用できず、利用者にとってストレスの元になります。
先ほどお話しした物件名での管理やタグの付け方といったルール作り、またそれを誰がメンテナンスするのかといった小さな部分まで整理まで行っておく事で、理念と実践が繋がりスムーズな導入になるように思います。

弊社のサポート体制はいかがでしょうか?

弊社独自のマニュアル作成にご尽力いただいたり、操作説明会も弊社の出店契約書の雛形を題材にしたシナリオで実施いただいたりと、協力姿勢で取り組んでいただけたことがとても助かりました。
導入後も月次で定例の打合せの中で改善についてご相談をさせていただいており、このまま継続していただけるとありがたいです。

最後に、LAWGUEはどのような方におすすめの製品だと思いますか?

契約書等の文字を中心とした文書を中心に扱う業種全般で有用だと思います。また、過去のノウハウが属人化している、再利用できていないといったナレッジの蓄積、再利用に課題のある方にもいいと思います。弊社でも最初に社内でLAWGUEを説明する際「契約書データの検索エンジンのようになっていて、過去の契約情報を簡単に検索できます」と伝えたら、すぐにイメージを持ってもらえました。
インターフェースは分かりやすいので、IT知識の差に関わらず、導入しやすいシステムだと思います。

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